A Gestão de Facilities tem como missão prover a plena funcionalidade do ambiente de empresa. Responsável por atividades multidisciplinares relacionadas à infraestrutura da organização, a Gestão de Facilities se ocupa em realizar uma série de prestações de serviços, como manutenção predial, coordenação de espaços e serviços de suporte.
Mantenedora, não raras vezes, de equipes especializadas e terceirizadas, cujo objetivo é atender as demandas das múltiplas áreas em que atua, a área de facilities necessita de um controle apurado das atividades para não ter surpresas indesejáveis como a parada de equipamentos, que acaba por afetar a produtividade da organização, ou o extravio de algum documento, o que pode levar à prejuízo e insatisfação de clientes.
Manter ferramentas de controle diferentes para cada tipo de atividades traz dificuldades como a falta de visão global das demandas da área de facilities e a não existência de estimativas que possibilitem planejamento. Toda vez é necessário olhar cada controle e fazer um levantamento unificando os dados para poder apresentar o resultado ou o volume de serviço da área.
Isso não é tarefa fácil quando a empresa possui grande volume de itens ou espaços sob a Gestão de Facilities. A falta de controle sistemático acaba por ocasionar situações que necessitam imediata intervenção das equipes as quais muitas vezes não são registradas e impossibilitam a otimização de recursos.
As melhores práticas recomendam às empresas que implementem sistemas de Gestão de Facilities, os quais concentram o controle de todas as atividades e apresentam as tarefas e seu status, bem como demonstram o desempenho da área de facilities, redução de tempo e de custo, disponibilizam relatórios com resultados, controles detalhados e transparente dos processos e levam a um aumento da satisfação do cliente.
Entre as diversas melhorias que o sistema de Gestão de Facilities promove, vamos comentar três: plano de manutenção preventiva e preditiva, controle de solicitações e acompanhamento da execução do planejamento e orçamento.
Plano de Manutenção preventiva e preditiva
O controle dos ativos da empresa com cadastro centralizado e informações de vida útil e recomendações das revisões de manutenção, permite que na Gestão de Facilities sejam elaborados planos de manutenção preventiva e preditiva com bastante antecedência, observando os calendários das áreas envolvidas, dando mais tempo para negociação de contratações necessárias, reduzindo custos, evitando horas extras, garantindo a disponibilidade dos equipamentos e, consequentemente, reduzindo o volume de manutenções corretivas.
Controle de solicitações centralizado
O registro das solicitações de manutenção e suas etapas de atendimento, desde o registro inicial até a entrega do serviço e avaliação do cliente, bem como os custos, pessoal alocado e tempos de execução, gera um acervo de dados que permite analisar custos, materiais e tempo de execução de cada tipo de atividade, refinando suas métricas e promovendo a melhoria contínua dos padrões. Ao identificar solicitações de serviços recorrentes, é possível incluir estes no planejamento preventivo, diminuindo o volume e custo das manutenções corretivas.
O sistema de Gestão de Facilities possibilita o rastreamento das etapas de uma solicitação, apontando eventuais razões de impedimento. Há casos em que a centralização de solicitações, juntamente com definição de processo padrão de atendimento, registrou um número 10 vezes maior do que o conhecido anteriormente, evidenciando o alto grau de informalidade que existia anteriormente.
Acompanhamento da execução do planejamento e orçamento
A centralização de todos os registros e planos em uma única ferramenta que registra as atividades planejadas, acompanha as etapas de execução e demonstra imediatamente o status do planejamento e do budget, é uma melhoria fundamental para a Gestão de Facilities.
Com estas informações o gestor pode verificar o volume de solicitações de manutenção corretiva, seu devido atendimento, identificar os desvios e as anomalias e atuar rapidamente fazendo uma correção de rumo.
Também é possível conferir se as metas estão sendo atingidas, se os custos estão dentro dos limites planejados e facilmente apresentar o resultado da Gestão de Facilities, demonstrando o planejado em comparação ao realizado, bem como os indicadores de desempenho.
