O ano vai chegando ao fim e para quem está envolvido no processo de organização da área de gestão de contratos da empresa fica a pergunta: que resultado nós realmente demos em 2009 ?
Que ‘dureza’ responder esta ‘pergunta fatal’ justificando o investimento de 2009 e se preparando para ‘passar o chapéu’ e pedir verba para continuar em 2010, quando a resposta não estava pronta – e deveria estar !
Como em qualquer área de conhecimento os investimentos no desenvolvimento da gestão de contratos devem ser estruturados para não escorrerem pelas mãos.
Começando pela capacitação dos envolvidos:
- A equipe deve estar realmente capacitada: gestor de contratação deve estar apto a conduzir o processo de contratação e formalização, e gestor de contratos deve estar apto a executar o contrato. Se as especializações estão confusas, a resposta à ‘pergunta fatal’ fica muito difícil;
- Vamos combinar que em 2010 trabalharemos apenas com gestores adequadamente capacitados, e se não estiverem vamos buscar esta capacitação como primeira etapa do plano de melhorias. E se tivermos que treinar alguém, a primeira coisa a saber é: quando você voltar do curso vai estar apto a fazer o que ?
- Parece algo primário, mas vamos nos lembrar de quantos cursos a equipe já fez com os ‘profetas do apocalipse’ que alertam para uma série de cuidados que a gestão do ciclo de vida dos contratos deve ter, mas não dizem o que deve ser feito !
- Definir um programa de capacitação, e capacitação significa ‘capacitar no que fazer’, e não treinar pessoas para dizer que está tudo errado.
Depois passamos pelos indicadores:
- Estruturamos uma equipe para gerir os processos com eficiência. Então vamos definir quais os indicadores dão visibilidade a este cenário e vamos trabalhar com eles;
- Também parece primário, mas vamos nos lembrar das intermináveis reuniões de melhoria de processos que só serviram para fazer atas de reuniões, sem a definição de indicadores viáveis e eficazes para medir a evolução da gestão – foram muitas, não foram ?
- Definir os indicadores e encomendar serviços e sistemas para obtê-los é a melhor forma de começar 2010.
E finalmente vamos estabelecer o plano de melhorias de 2010:
- O que queremos;
- Quem vai ser responsável por fazer o quê;
- Qual a meta (prazo de implantação) e as ações necessárias.
Se na sua empresa isso foi feito no final de 2008, a ‘pergunta fatal’ foi sendo respondida durante o 2009 que está chegando ao fim, e 2010 será apenas a continuidade de um cenário vitorioso – tenho certeza que nem tudo foi alcançado, mas a evolução justificou as cansativas discussões do modelo de gestão do ciclo de vida dos contratos na empresa.
Caso contrário, aproveite – vale a pena aproveitar o momento de planejamento do ano seguinte para organizar as ações. Sempre com as recomendações básicas que discutimos no modelo GCVC:
* Equipe de trabalho com representantes das principais áreas envolvidas. Não deixar a discussão ser comandada pelo Jurídico, ou por Suprimentos, ou por qualquer área isoladamente – os contratos são instrumentos multidisciplinares e a definição exige compartilhamento. Isso vale para consultores externos: devem ser apenas facilitadores e não definidores;
* Adotar um modelo: se GCVC não adere, então escolha outro. Mas adotar um modelo é fundamental para que as discussões não fiquem dispersas, tendenciosas e/ou nas mãos de um ‘grande guru’;
* Integrar serviços e sistemas ao ERP da empresa. A prática demonstra que agregar novos sistemas ou ficar digitalizando documentos de forma isolada traz muito mais problemas do que benefícios para a empresa.
Fonte: Financialweb – 09/12/2009
