Automação muda a rotina do gerente de facilidades
O gerente de facilidades, ou gerente de facilities, é um profissional já bem conhecido na Europa. No Brasil este profissional está ampliando sua participação no mercado à medida em que as empresas assimilam o novo conceito de Gestão de Facilities.
O presidente da Associação Brasileira de Facilities (Abrafac), Francisco Abrantes, afirmou em entrevista que “esses profissionais movimentam em torno de R$ 100 bilhões por ano no universo constituído por milhares de edifícios, condomínios e empresas no país”.
O gerente de Facilities é o responsável por manter operacional o ambiente das empresas: locais limpos, seguros, climatizados, móveis e equipamentos prontos para operação, informações e inúmeras outras atividades de infra-estrutura.
Tradicionalmente este profissional responsável pela operacionalidade das áreas, passa a fazer parte do time estratégico na busca de resultado e otimização destas atividades da empresa, elaborando planejamento, buscando otimização do uso de recursos e negociando redução de custo. A Associação Brasileira de Facilities (Abrafac) apurou em pesquisas realizadas no mercado que é possível a empresa obter redução de até 20% o custo de operação.
A Gestão de Facilities é uma área em crescimento, onde a tecnologia facilita e traz ganhos de produtividade disponibilizando informações vitais para o gerente de facilities executar suas atividades.
Automação na Gestão de Facilities
Muitas empresas realizam o controle das diversificadas atividades da Gestão de Facilities utilizando planilhas eletrônicas ou sistemas diferentes para cada tipo de atividade, o que torna difícil e trabalhoso conhecer todas as solicitações e priorizar seu atendimento. Não raras as vezes os funcionários são chamados pessoalmente pelas áreas para realizar atividades imediatamente, sem conhecimento do gestor de facilities e não respeitando as prioridades estabelecidas no setor.
Os sistemas de Gestão de Facilities disponíveis no mercado automatizam as atividades da área de Gestão de Facilities. São ferramentas que apoiam as atividades do gestor de facilities registrando as atividades da área, registrando e acompanhando o planejamento e o orçamento. Também agilizam e facilitam a rotina diária possibilitando redução no tempo do atendimento da demanda e redução de custos.
As empresas que implementam sistemas de automação na Gestão de Facilities relatam ganhos na redução das manutenções corretivas, redução de custos, otimização do uso de recursos, diminuição das horas extras.
A automatização e centralização das atividades em um único sistema, resulta em uma plataforma única que reúne as informações das atividades executadas. Este ambiente favorece a padronização dos processos da área de facilities, promovendo a uniformidade no atendimento e maior rapidez na solução da demanda, aumentando o nível de satisfação dos clientes.
Os sistemas permitem ao gestor de facilities obter subsídios notáveis para negociar contratos de terceiros, ajustando volume contratado e custo com base nos registros históricos que evidenciam o volume de demandas e a necessidade de contratação de terceiros, bem como seus desempenhos.
A amplitude das atividades da área de facilities, exige do gestor um amplo planejamento e controle redobrado de todos seus processos a fim de garantir a excelência da gestão da sua área.
Um sistema de Gestão de Facilities, agregada as melhores práticas, é fundamental para o exercício da gestão da área de facilities, registrando os planejamentos da área e as atividades realizadas, possibilitando o acompanhamento do planejamento de forma a garantir que os objetivos sejam atingidos, incluindo a observação do orçamento estabelecido, promovendo a redução de custos, maior qualidade no serviço executado e maior garantia de satisfação do cliente.
