*Priscila Soares Falchi
Todos os profissionais envolvidos com o projeto SPED sempre esperam por um adiamento na entrega das obrigações fiscais, seja ela qual for. Quando isso acontece, comemora-se bastante, mas isso não resolve o problema. O correto é planejar as atividades de entrega das obrigações contábeis e fiscais para não depender dos adiamentos.
Muitas empresas sentiram-se aliviadas pela publicação da Instrução Normativa nº1.161, que prorrogou para fevereiro de 2012 o prazo de entrega da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições destinadas ao Programa de Integração Social e ao Financiamento da Seguridade Social (EFD-PIS/Cofins). Foi a segunda vez neste ano que o Fisco optou por adiar este prazo, que era anteriormente previsto para dia 07 de junho último.
Para muitas empresas a sensação de alívio proporcionada pelo adiamento do prazo de entrega da EFD-PIS/Cofins é motivo para diminuir o ritmo do processo de implantação. No entanto, isso é um grande engano.
Embora o prazo tenha sido prorrogado, não há motivo para descanso. Muitos profissionais da área envolvidos com o projeto em suas empresas já notaram a complexidade e as diversas dificuldades para gerar os arquivos da forma correta.
Vencer esse desafio requer atenção desde já por parte das empresas, no sentido de planejar o desenvolvimento de uma ferramenta própria ou procurar soluções no mercado que atendam as exigências da EFD-PIS/Cofins no tempo certo.
Quando falamos em planejamento, devemos ter em mente que a organização das tarefas se faz necessária porque o volume de informações é grande e as normas são criadas e atualizadas com frequência. O risco de a equipe responsável pelo projeto EFD-PIS/Cofins perder os prazos é muito alto.
O planejamento visa criar meios para que o gerente do projeto acompanhe o progresso de sua equipe e crie um modo de quantificar o tempo, os recursos e os custos envolvidos.
A primeira coisa que a empresa deve levar em conta no planejamento contábil e fiscal é ter o quadro geral das obrigações, seus prazos e quais recursos serão necessários para garantir o atendimento de todas as etapas deste processo. E quais seriam estes recursos?
- Pessoal.
- Sistemas de TI.
- Contratação de serviços de consultoria.
- Recursos financeiros.
E quais os itens que fazem parte do plano?
- Quadro geral das obrigações a serem cumpridas.
- Cronograma dos prazos precisos.
- Visão dos riscos (condições que podem impedir que o projeto não seja cumprido e suas consequências).
- Condições necessárias para que o projeto dê certo.
- Determinar quais pessoas responsáveis em cada uma das etapas e obrigações do SPED.
- Determinar responsabilidade e garantir o comprometimento da equipe e sua capacitação, se necessária.
- Escolher os serviços externos que poderão ser utilizados no auxílio de sua equipe interna.
- Escolher as ferramentas de TI para o projeto.
- Organizar um quadro comparativo entre o projetado e o realizado e fazer ajustes, se necessário.
- Iniciar o trabalho.
Certamente este espaço não é suficiente para abordar todos os aspectos e etapas de um plano de atendimento das obrigações impostas pela nova realidade tributária do Brasil. Entretanto, considerar que as empresas devem estar atentas ao que se exige e ter como realizar este trabalho, é um grande passo para que profissionais das áreas fiscais e contábeis tenham uma visão da amplitude do problema. A solução virá somente com o planejamento.
(*) Coordenadora de Marketing da SISPRO – Serviços e Tecnologia para Administração e Finanças – 21/06/2011
