A gestão de uma empresa não pode prescindir do fluxo de caixa. Diariamente os gestores necessitam conhecer em detalhe a disponibilidade de seus recursos financeiros e o fluxo de caixa, juntamente com a demonstração de resultados, evidencia de forma clara a liquidez destes recursos.
Muitas empresas controlam o fluxo de caixa em planilhas eletrônicas, mas isto traz restrições consideráveis à elaboração do fluxo de caixa, principalmente nas questões de demora de apresentação do relatório, garantia de abrangência do mesmo e integridade da informação.
O que consome tanto tempo na gestão do fluxo de caixa?
A elaboração do fluxo de caixa contempla o registro de todas as operações de entradas e saídas da empresa, bem como a movimentação bancária e conciliação dos dados, certificando a informação, antes de elaborar a apresentação dos mesmos para os gestores. Claro que tudo deve ser disponibilizado o mais rápido possível para que a informação seja útil para a gestão da empresa.
São vários os itens que consomem tempo na elaboração do fluxo de caixa:
- Registrar todas as informações de entrada e saída: garantir que todas as operações realizadas nos diversos departamentos estão registradas no fluxo de caixa e que não há notas ou contratos esquecidos em gavetas.
- Manter o controle individualizado por conta: todas as contas devem ser controladas para que o gestor tenha em mãos o número total de disponibilidade dos recursos da empresa. É necessário também classificar corretamente as operações para obter o controle real dos saldos em cada conta.
- Conciliar o fluxo de caixa com a movimentação bancária: registrar os valores e taxas lançados pelo banco, bem como conferir os recebimentos e retiradas, além de documentar todas as discrepâncias é fundamental para certificar a integridade das informações.
- Elaborar gráficos e resumos em planilhas para apresentação ao gestores: reunir informações em uma única planilha para só então elaborar a apresentação final aos gestores.
- Detalhar informações sumarizadas para análise dos gestores: identificar valores e reunir as operações que foram subsídios para estes, formatar sua apresentação para os gestores.
O problema da falta de disciplina do caixa
Além das tarefas em si, existem alguns procedimentos dos colaboradores que impactam diretamente no fluxo de caixa, seja dificultando sua elaboração, bem como gerando insegurança sobre a integridade da informação.
Um dos maiores problemas é manter atualizado o fluxo de caixa. Com a necessidade de atender imediatamente demandas de trabalho no dia-a-dia, os colaboradores deixam o registro das operações para “depois”. Este “depois” corre o risco de ser esquecido, o que acontece muitas vezes e isso fragiliza o fluxo de caixa, que passa a retratar valores incorretos. Deixar para elaborar ou finalizar a planilha do fluxo de caixa no último minuto do prazo para entrega também pode gerar atrasos que impactam na gestão do negócio. Sem o fluxo de caixa o gestor pode tomar decisões que não são as melhores, uma vez que não dispõe de informações. Portanto a disciplina do pessoal envolvido no fluxo de caixa é fundamental para que as informações estejam disponíveis e corretas.
Outro problema está no registro de pequenos valores. Existe a crença de que não é necessário registrar pequenos valores, pois estes não são relevantes. Isto gera um fluxo de caixa com resultados divergentes dos relatórios da contabilidade, uma vez que esta registra todos os valores independente do montante. A dificuldade de conciliação com os relatórios contábeis traz falta de credibilidade ao fluxo de caixa.
Como mudar e acelerar o fluxo de caixa
As melhores práticas apontam como mudança fundamental para fortalecer o fluxo de caixa, a implementação de um processo revisado em conjunto com um sistema de gestão. Eliminam-se assim as planilhas, sua necessidade de atualização manual por parte de colaboradores, pois o sistema integra as áreas registrando os valores na origem e atualiza em tempo real os dados. O sistema de gestão ajusta imediatamente os painéis que apresentam as tabelas e gráficos do fluxo de caixa, bem como permitem ao gestor consultar o detalhamento analítico das informações que desejar, bem como aplicar filtros que dão dinamismo e aumentam as possibilidades de análise.
