É comum que as divergências entre os registros contábeis ganhem atenção quando se aproxima o período de auditoria patrimonial, no entanto, essas distorções deixam de ser uma preocupação no momento em que o negócio automatiza a conciliação contábil.
Tal fato se explica porque os prejuízos com a falta de precisão do inventário, cálculos fiscais incorretos e dados desatualizados passam a ser resolvidos em poucos cliques com o uso de soluções modernas para a gestão do patrimônio.
Pensando nisso, hoje vamos falar sobre os principais riscos que a sua organização corre ao manter controles manuais e o que avaliar na hora de escolher uma solução que realmente reduza a exposição fiscal!
Quais são os riscos do controle patrimonial mal executado
É consenso no âmbito corporativo que, quanto menos estruturado é o processo de governança da empresa, maior é a sua tendência a deixar de atualizar informações que, em auditorias, resultam em multas que reduzem a possibilidade do negócio de obter crédito.
Para aprofundar, vale ressaltar as penalidades relacionadas a ativos baixados que continuam registrados, uma vez que esses bens geram distorções nos cálculos de depreciação e, consequentemente, na apuração de tributos como IRPJ e CSLL.
A dimensão do problema fica clara nos números, já que recentemente, a Receita Federal notificou mais de 29 mil empresas, identificando R$4,9 bilhões em inconsistências, o que evidencia a necessidade de fortalecimento da gestão de bens.
Assim, destacamos também o risco fiscal dos ativos ocultos, que levam à omissão de bens no balanço patrimonial de forma a haver distorção no valor real do patrimônio, gerando lacunas na prestação de informações aos órgãos fiscalizadores.
Como resultado, as divergências entre o inventário físico e os registros contábeis levam os auditores a sinalizar fragilidades na otimização do controle de ativos, de modo que a empresa perde credibilidade perante as instituições financeiras e tem o acesso a linhas de crédito dificultado.
Além disso, o problema não se limita às penalidades da auditoria, já que com a base patrimonial comprometida, a gestão toma decisões sobre possíveis investimentos em novos bens com indicadores incorretos, o que prejudica o desenvolvimento do negócio.
Por que a gestão manual dos ativos imobilizados não é mais suficiente
Ainda que existam soluções disponíveis para automatizar o monitoramento dos bens, é comum que durante as auditorias patrimoniais, muitas empresas ainda dependam de planilhas manuais para a conferência dos lançamentos.
Nessa prática, não há registro imediato das movimentações de ativos, o que gera lacunas contábeis entre os ciclos de inventário e torna a conciliação posterior mais trabalhosa, sem a garantia de que os dados reflitam com precisão o patrimônio real.
A partir desse cenário, quanto maior é a carteira de ativos da organização, maior é a necessidade de adotar uma conciliação automatizada, em que os bens físicos são cruzados automaticamente com as informações contábeis, assegurando que as movimentações sejam cadastradas assim que ocorrem.
Desse modo, eventuais inconsistências poderão ser detectadas no momento em que surgem e já eliminadas antes do processo de fiscalização, o que torna o controle de ativos uma atividade preventiva para mitigar riscos fiscais.
O que uma solução de gestão precisa entregar para a sua auditoria patrimonial ser mais segura
Na hora de considerar por meio de qual ferramenta disponível no mercado a sua empresa vai automatizar a gestão patrimonial, é preciso garantir que esse sistema resolva três aspectos principais para facilitar auditorias:
- Integração contábil e fiscal: o sistema deve eliminar a necessidade de conciliação manual, e todas alterações patrimoniais, como aquisições, baixas e transferências, devem ser refletidas em tempo real nos demonstrativos contábeis e fiscais.
- Cálculo automático de depreciação: o cálculo deve seguir o CPC 27 e as normas fiscais vigentes, com suporte a diferentes métodos, como a depreciação acelerada, e, uma vez obtidos os números, os relatórios devem ser automaticamente gerados.
- Teste de impairment: a solução deve sinalizar proativamente ativos com indícios de perda de valor e cruzar os dados para identificar divergências antes que elas se tornem apontamentos em relatórios de auditoria.
Como o SISPRO Gestão Patrimonial garante o controle da conciliação de ativos
Com a SISPRO, a auditoria é simplificada graças a módulos que facilitam a governança sobre as informações contábeis e fiscais, o que assegura dados sempre atualizados e prontos para demonstração, caso sejam requeridos em vistorias.
Na prática, a solução concilia toda a base dos registos patrimoniais em tempo real e, caso sejam detectadas divergências, os gestores são sinalizados para que o erro seja corrigido antes que gere um impacto financeiro negativo.
Responsável pela gestão de mais de 20 milhões de ativos, entre os principais benefícios proporcionados pelo SISPRO Gestão Patrimonial, destacam-se:
- Inventário automatizado e rastreável – elimine as distorções entre o inventário físico e os registros contábeis.
- Controles personalizados de bens – adapte o histórico financeiro às políticas da sua empresa e às demandas de auditoria.
- Rateio automático da depreciação – assegure uma alocação mais precisa dos valores de depreciação entre as áreas responsáveis pelo ativo.
- Controle completo de transferências – acompanhe todas as movimentações de forma auditável e tenha visibilidade sobre a trajetória de cada bem.
- Gestão descentralizada – permita que os usuários autorizados atualizem informações em campo, sem depender da presença física na empresa.
Além disso, os clientes da SISPRO contam com suporte 100% humanizado desde a implantação, para auxiliar na parametrização da solução, até o uso diário para garantir que as equipes aproveitem ao máximo os recursos disponíveis na ferramenta.
Quanto custa esperar para simplificar as auditorias patrimoniais?
Cada mês com um acompanhamento inadequado de bens, é um mês de exposição fiscal em que a empresa fica vulnerável a autuações da Receita que, quando agravadas, lesam o planejamento do caixa.
Por isso, se a sua organização tem um ciclo de auditoria externo previsto para os próximos meses, o momento de estruturar a gestão patrimonial é agora, antes que as inconsistências sejam apontadas.
Anualmente, a SISPRO atende a centenas de organizações que buscam reduzir o tempo gasto em processos de conciliação, facilitando a coleta de registros atualizados para quando a prestação de contas é necessária.
Quer entender como o SISPRO Gestão Patrimonial pode ajudar o seu negócio e eliminar riscos fiscais?
