O relatório já foi enviado e os números do patrimônio estão lá, desde os ativos imobilizados até as baixas, organizados da mesma forma que no ano anterior, entretanto, o que os gestores ainda não sabem é que dessa vez os dados não vão fechar.
Um conjunto de ativos consta no registro contábil, mas não foi localizado no inventário e a depreciação foi calculada sobre itens que não existem mais. Assim, a Receita encontrará a inconsistência antes que a empresa tenha a chance de corrigi-la.
Esse cenário não é raro, e costuma ser o resultado acumulado de um levantamento patrimonial feito às pressas, em planilhas simples que passaram por ajustes de diferentes membros da equipe, a ponto de reduzir a capacidade de revisar e detectar erros.
Por isso, se você ainda depende de controles manuais para manter o inventário em dia, continue a leitura e veja quais são os riscos dessa prática e como a tecnologia torna a sua gestão mais eficiente e segura!
Os prejuízos do inventário manual para o controle de bens patrimoniais
Em primeiro lugar, é preciso destacar que quando o controle patrimonial é feito por planilhas e registros físicos avulsos, a empresa convive com fragilidades como bens mal identificados e brechas fiscais.
Nessa situação, sempre que um ativo não tem identificação padronizada, combinar os dados fiscais com a realidade física se torna um exercício de suposição, já que um equipamento pode ter sido transferido entre filiais sem baixa formal no sistema.
A consequência é um inventário repleto de lacunas, onde bens que existem fisicamente, mas não constam nos registros, dificultam a conciliação patrimonial, reduzindo a capacidade de calcular adequadamente a depreciação e a vida útil dos itens.
Junto disso, outra fragilidade da gestão é o risco junto ao Fisco, considerando que quando os dados de inventário estão incorretos, relatórios como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) carregam discrepâncias que tendem a resultar em multas.
Dessa forma, unindo as inconformidades do registro de ativos e as falhas na entrega fiscal, o negócio perde precisão na hora de estimar o orçamento para o ano com base no patrimônio e também, fica exposto a autuações da Receita que podem lesar o caixa.
Como a tecnologia soluciona os problemas da gestão de ativos
Ainda que os prejuízos mencionados sigam fazendo parte da rotina de muitas organizações, atualmente os gargalos do inventário manual têm solução com softwares de gestão que atuam em três frentes:
Automação da coleta de dados
As soluções permitem o uso de etiquetas padronizadas por códigos de barras e de tecnologia RFID para bens móveis, fazendo com que todas as informações sejam registradas em tempo real no sistema centralizado.
Assim, não há redigitação manual e tampouco planilha intermediária, porque a coleta de dados é feita de forma rastreável e é automaticamente lançada no inventário da empresa.
Conciliação contábil-física automática
Com os registros automáticos, os dados patrimoniais são cruzados com a existência física periodicamente e o sistema verifica se a depreciação está sendo calculada corretamente e se há duplicidades.
Para ilustrar a diferença, imagine uma empresa do setor industrial com máquinas em diferentes unidades. Sem automação, a conciliação contábil-física demandaria semanas de trabalho e ainda estaria sujeita a erros.
Por outro lado, com o software esse processo ocorre de forma contínua eliminando divergências por meio da gestão patrimonial integrada, antes que elas se transformem em problemas fiscais e orçamentários.
Segurança em auditorias e alinhamento com a Lei
Uma vez que o software emite relatórios que documentam a existência, a localização e o estado de conservação dos ativos com valores atualizados, há transparência para demonstrar a conformidade com as normas contábeis.
Logo, a organização tem segurança no cumprimento do CPC 27, que trata de ativos imobilizados, e para sustentar as informações entregues ao Fisco, operando com segurança permanente graças ao controle padronizado de bens.
SISPRO Gestão Patrimonial: uma solução construída para a escala do inventário
Desenvolver uma solução de gestão exige mais do que atender operações com estruturas menores, já que é preciso sustentar a performance à medida que o negócio cresce e passa a reunir milhares de ativos em diferentes unidades e centros de custo.
Pensando nisso, o SISPRO Gestão Patrimonial foi desenvolvido para acompanhar a escalabilidade das empresas e gerencia mais de 20 milhões de ativos, centralizando o controle de bens independente do tamanho e da dispersão geográfica da operação.
Na prática, isso significa que os processos que consomem mais tempo e geram mais erros no modelo manual, como o fechamento contábil e fiscal, são automatizados e entregues em relatórios periódicos.
Desse modo, o gestor não precisa cruzar dados manualmente, porque o sistema faz isso de forma integrada, fornecendo informações que levam a decisões precisas quanto ao orçamento do próximo exercício e que embasam as demonstrações entregues ao Fisco.
Inventário atualizado não é detalhe, é a fundação para escolhas certas
Ao longo desse conteúdo, evidenciamos por que o risco do inventário manual vai além da ineficiência para gerir ativos, já que resulta na construção de uma base frágil para fazer previsões orçamentárias e entregas à Receita Federal.
Por isso, a tecnologia na gestão de ativos está a serviço das empresas para eliminar essas vulnerabilidades e garantir que as organizações tenham automação na conciliação contábil-física e que contem com relatórios auditáveis quanto ao estado dos bens.
Então, se o seu negócio ainda depende de controles manuais para gerir o patrimônio, vale a pena entender como uma solução dedicada pode transformar essa realidade e trazer mais segurança para a rotina da sua operação.
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