Um estudo denominado OTRS Spotlight: IT Service Management de 2023, apontou que dentre as empresas brasileiras que automatizam processos operacionais, apenas 41% utilizam a automação em tarefas administrativas como a gestão de contratos.
Tal dado simboliza uma lacuna de mercado no que diz respeito à administração contratual, uma vez que a gestão de contratos é um setor estratégico para as empresas e a eficiência nessa área se traduz na prevenção de atrasos, multas e riscos legais.
Pensando nisso, hoje vamos tratar dos principais erros que atrapalham o êxito na administração de contratos e como você pode evitar essas armadilhas, a fim de garantir mais segurança para os documentos e proteger a credibilidade do seu negócio.
Quer entender quais são os deslizes mais comuns quando o assunto é a gestão de contratos e como a sua empresa faz para evitá-los? Siga a leitura e confira!
Os 5 principais erros que prejudicam a gestão de contratos
A dificuldade em gerenciar documentos se repete em muitas rotinas empresariais, assim, após atendermos a centenas de empresas com o SISPRO Gestão de Contratos, mapeamos os erros mais comuns que prejudicam administrações por todo o Brasil:
1. Falta de controle e rastreabilidade
Sem uma visão centralizada dos seus contratos ativos, prazos e obrigações é quase impossível monitorar o ciclo de vida desses documentos, assim como proteger informações contratuais sigilosas e garantir o cumprimento do que foi acordado.
Se essa é uma dificuldade na sua gestão, imagine o desafio de explicar a um novo colaborador o status de cada contrato em andamento.
A explicação para isso está na falta de controle dos contratos, que abre espaço para as falhas na execução do que foi combinado e para descumprimentos das obrigações, o que prejudica a produtividade e a reputação da sua empresa.
2. Descumprimento de prazos contratuais
Perder datas importantes, como vencimentos e renovações, é recorrente na administração contratual ineficiente. O grande problema é que esta postura tem impacto negativo no seu orçamento e na confiança que parceiros comerciais têm na sua empresa.
Assim, falhar na data de execução do acordado pode resultar em descrédito à sua imagem no mercado e em multas que lesam o seu caixa. Paralelo a isso, sem atenção aos prazos, a empresa corre o risco de uma renovação contratual automática e desvantajosa.
3. Falhas na formalização dos contratos
Quando os contratos são assinados de forma incompleta, sem que sejam estipuladas cláusulas essenciais de quebra ou rescisão, a segurança jurídica da sua empresa é comprometida.
Esse cenário é comum nas organizações que fazem a troca de documentos físicos ou digitais sem certificação, já que essas vias de firmar acordos aumentam o risco de fraudes e tornam a formalização mais frágil diante de contestações legais.
4. Não conhecer dados críticos
Se os documentos ficam dispersos em pastas digitais feitas manualmente ou em plataformas de automação básica, a busca por palavras-chave não é possível, já que os sistemas menos refinados dificilmente escaneiam o conteúdo do documento.
Diante dessa situação, sem o acesso rápido às informações é elevado o risco de extravio de documentos e, além disso, a equipe fica com poucas possibilidades de consultar históricos para a geração de relatórios sobre a eficiência de determinado acordo.
O resultado desse déficit no controle dos dados dos contratos, como popularizado no estudo da Deloitte, é o impacto de, em média, 8,6% da receita total da sua empresa.
5. Falta de compliance e auditoria regular
Sem a revisão periódica dos contratos, como assegurar que há conformidade legal nos acordos? Especialmente, em um contexto onde novas normativas são divulgadas todos os anos?
É normal que com o tempo, algumas cláusulas se tornem incompatíveis com a legislação vigente e até mesmo com os objetivos da sua empresa.
Sendo assim, sem auditorias regulares, o risco de conflito com a jurisprudência aumenta, o que coloca o seu negócio em situação de vulnerabilidade jurídica e, consequentemente, financeira.
5 meios para evitar esses erros na sua gestão de contratos
Felizmente, com o uso de tecnologia e boas práticas, é possível minimizar as falhas citadas e tornar a sua administração contratual muito mais eficiente e segura. Para isso, os melhores meios são:
1. Adote um sistema gestão com rastreabilidade
Plataformas especializadas permitem o acompanhamento completo do ciclo de vida dos contratos, desde a elaboração até a assinatura e a renovação. Assim, você garante visibilidade e controle completos sobre as suas obrigações contratuais.
2. Automatize alertas de prazos
Na gestão de contratos automatizada, você pode configurar alertas para saber com antecedência vencimentos, reajustes e datas críticas, mitigando as chances de quebra de contrato por má execução do acordado.
3. Utilize assinatura digital
A adoção de assinaturas digitais certificadas pela ICP-Brasil, como o Carimbo do Tempo e o AR Digital, garante validade legal aos contratos digitais e acelera a formalização de acordos, já que elimina a necessidade de impressões e deslocamentos.
4. Centralize e digitalize os contratos
Manter todos os contratos em um único ambiente é a melhor via para ter controle sobre os dados críticos. Assim, em soluções criptografadas, a digitalização do contrato facilita o acesso, a busca e a garantia da segurança das informações.
5. Realize auditorias periódicas
Defina um cronograma de auditorias para revisar cláusulas e identificar eventuais riscos, a fim de garantir a conformidade legal dos contratos. Lembre-se que tal prática reforça a segurança jurídica dos documentos e a proteção das finanças da sua empresa.
Gestão de Contratos: leve a sua empresa ao próximo nível!
Evitar erros no controle contratual é a chave para proteger a reputação da sua empresa e garantir segurança jurídica para os seus documentos.
Com o apoio da tecnologia certa e a adoção de boas práticas, você pode transformar a administração de contratos em um diferencial estratégico, reduzindo riscos comerciais e potencializando os seus resultados.
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