A garantia de um bom gerenciamento de documentos é de extrema necessidade dentro das empresas, visto que é esse processo bem realizado que assegura o sigilo e a integridade das informações.
Nesse prisma, a segurança dos registros, a exemplo de contratos que envolvem conhecimentos sensíveis de clientes e da própria empresa, depende de práticas eficazes de controle e tratamento de dados.
Por isso, no blog post de hoje vamos tratar sobre como gerenciar documentos sigilosos de forma segura para proteger as suas negociações e resguardar a reputação da sua marca. Siga a leitura e confira!
Qual é a importância da segurança de documentos?
Atualmente, a proteção de materiais contra acessos não autorizados é uma pauta crescente entre as organizações, especialmente se considerarmos que um grande número de documentos é tramitado de forma online.
Isso se deve ao entendimento de que os materiais sigilosos contém os ativos imateriais da empresa, ou seja, os dados que permitem a elaboração de estratégias e ações para o crescimento do negócio.
A partir disso, no processo virtual de negociação é importante destacar que dentro do resguardo à integridade dos dados, o controle da versão de documentos é o que permite que a empresa realmente proteja os seus contratos.
Portanto, vale ainda ressaltar que é por esse processo que a gerência preserva a reputação da empresa e obedece às regulamentações legais, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Entenda as consequências legais e comerciais da exposição indevida dos documentos confidenciais
Desde setembro de 2020, a LGPD está em vigor no Brasil e prevê que o tratamento indevido de dados sensíveis (informações pessoais de clientes e de negócios) resulte em penalidades legais severas, incluindo multas de valor expressivo.
Somado ao prejuízo legal, sempre que uma marca se envolve em escândalos de vazamento de dados, a reputação da empresa é lesada, o que acarreta a perda de confiança dos clientes e afasta possíveis investidores.
Por isso, para garantir a proteção de informações pessoais é imperativo a aplicação de tudo o que prevê a LGPD na gestão de contratos, já que somente assim a organização estará resguardada de processos judiciais e de multas significativas.
As melhores práticas para controlar os documentos na sua empresa
Para controlar documentos, se faz necessário destacar que a sua empresa só conseguirá garantir a proteção completa dos dados se estiver rigidamente embasada nos seguintes preceitos:
- Gerência de acesso e auditorias regulares:
Restrinja o acesso aos documentos apenas às pessoas que realmente precisam visualizar as informações de cada contrato.
Junto disso, conduza auditorias periódicas sobre os acessos, verificando se faz sentido que os usuários autorizados permaneçam os mesmos.
- Política interna de gestão de contratos
Estabeleça também diretrizes claras para o manuseio, armazenamento e apagamento (quando chegar a data) seguro dos documentos sigilosos.
Para tal feito, atente-se à LGPD e desenvolva uma política de gestão e privacidade consistente dentro do seu negócio.
A tecnologia como sua aliada na gestão de documentos
Se cresce a administração de contratos digitais, deve também crescer dentro do seu negócio a implementação da tecnologia, principalmente porque são os recursos agregados pela inovação que ampliam a segurança e o sigilo das informações.
Considerando o universo contratual, as duas ações essenciais para manter a sua organização atualizada diante das novas práticas de gestão são:
- O uso de soluções especializadas
Investir em um software de gestão de contratos simplifica o processo de administração e aumenta a segurança dos documentos, especialmente porque você passa a contar com um workflow de gerenciamento e pode regular acessos.
Além disso, plataformas modernas oferecem recursos como controle de versões, assinaturas eletrônicas seguras e rastreamento de alterações, o que garante transparência e conformidade para todas as etapas contratuais.
- Proteção por criptografia e controle na nuvem
Sempre criptografe documentos sensíveis, é isso que assegura que os dados não irão vazar e, principalmente, que não serão alterados, porque a criptografia elimina as chances de invasão por meio da autenticação multifator.
Ademais, para deixar o controle de acesso ainda mais robusto, opte por serviços de armazenamento em nuvem com medidas de segurança mundialmente reconhecidas.
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Somando mais de 50 anos de desenvolvimento de soluções inovadoras, somos especializados em implementar práticas robustas de segurança e utilizar tecnologias avançadas para cumprir com as regulamentações e manter o sigilo dos dados.
A partir dessa trajetória e honrados pela confiança de centenas de clientes, desenvolvemos um manual completo e gratuito para presentear você com uma estratégia eficaz de gestão de documentos!
Essa não é uma medida preventiva, mas sim necessidade imperativa em um ambiente digital cada vez mais complexo e regulamentado. Por isso, conte com a SISPRO para proteger a sua empresa!
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