A gestão eficiente do estoque desempenha um papel fundamental no tocante à garantia de que os recursos da empresa serão otimizados e bem investidos. Nesse cenário, é a correta administração dos ativos que permite que o negócio alcance solidez operacional e capacidade de desenvolvimento.
Por isso, ano a ano se populariza entre as empresas uma importante prática para garantir a organização dos ativos e bom emprego de capital: o inventário periódico. Então, continue neste blog post, para saber os principais aspectos do inventário periódico, entendendo a diferença de outros tipos de inventário e, também, as suas vantagens!
Além disso, teremos passos práticos para realizar um inventário periódico eficaz. E, ainda, um recurso exclusivo para otimizar o controle de ativos. Confira!
O que é inventário periódico?
O inventário periódico é o processo de contagem regular e programada dos itens em estoque. No instrumento, toda a logística de entradas e saídas é constantemente analisada para que se tenha precisão quanto ao volume de vendas e a necessidade de reabastecimento do estoque.
Portanto, maior será a clareza que a sua equipe terá na hora de realizar o reabastecimento de produtos, quanto mais consistente for o planejamento da sua gestão patrimonial ao viabilizar, a partir do inventário, boas análises a partir dos dados extraídos.
Ou seja, ações como contagem de itens, por categorias, localização ou por sistemas automatizados devem fazer parte do dia a dia de um bom controle de estoque.
Tais práticas são abarcadas no inventário periódico, que é construído de acordo com as necessidades de cada organização para oferecer precisão à equipe logística.
Os principais tipos de inventário que você deve conhecer
Muitas empresas, por estarem com processos viciados, sequer consideram a possibilidade de passar a fazer a administração do inventário de forma diferente da que tradicionalmente realizam.
Assim, o exercício que propomos aqui é que você se atente aos seguintes modelos e, de acordo com o momento do seu negócio, veja o que faz mais sentido ser empregado:
- Anual: realizado uma vez por ano, geralmente no final do exercício fiscal.
- Cíclico: contagens distribuídas ao longo do ano.
- Permanente: atualização contínua do estoque após cada movimentação, usualmente realizado por empresas que têm alto volume de entradas e saídas.
- Rotativo: contagens específicas em determinadas áreas ou produtos, conforme a necessidade, geralmente empregado por negócios que têm crescimento sazonal das vendas de determinado produto.
3 benefícios do inventário periódico para a sua gestão patrimonial
1. Garante clareza sobre o volume de vendas
A elaboração do inventário é o que permite que a equipe acompanhe qual é, de fato, a demanda do negócio, o que facilita o planejamento de compras e reduz os casos de excessos ou escassez de produtos.
Essa prática, além de eliminar o desperdício de recursos, assegura que os clientes da empresa serão bem atendidos, uma vez que os produtos de maior necessidade estarão sempre à disposição graças a administração de saídas.
2. Proporciona assertividade na gestão do estoque
A redução de erros de contagem minimiza perdas que o negócio teria se a administração estivesse operando sem uma boa quantidade de relatórios indicando a rotatividade dos produtos.
Além disso, torna-se mais fácil de perceber discrepâncias entre os registros do estoque físico e o inventário, o que contribui para a correção de erros. Isso é visto especialmente em estoques automatizados, onde os dados são reunidos com eficiência e estão sempre disponíveis para consulta.
Assim, é o inventário periódico que garante que os dados disponibilizados para os responsáveis pelas tomadas de decisão reflitam de forma acurada a realidade do estoque.
3. Norteia ações para produtos com baixas saídas
Ao identificar quais são os itens com baixo giro, a equipe pode planejar ações de redução de custos internos, em casos onde a empresa passa por um momento de diminuição nas saídas dos produtos que garantem a sua operação.
Ainda, os colaboradores do setor financeiro podem direcionar a necessidade de promoções, em caso de ativos que não fazem mais sentido serem armazenados em quantidade em razão da baixa procura e por isso devem ter a sua vazão de vendas estimulada.
Como fazer um inventário periódico de qualidade?
A elaboração detalhada do inventário está bastante relacionada com as características particulares do seu negócio, mesmo assim, existem ações que estão presentes em todos inventários de qualidade que você deve incluir na sua administração. Portanto, não deixe de fora:
- Planejamento: estabeleça uma programação periódico para as contagens, delineando quando os relatórios deverão ser entregues e o momento em que a equipe irá compartilhar o que analisou dos dados coletados.
- Categorização: divida o estoque em categorias, grandes áreas ou, se já tiver mais dados, em relação a entradas e saídas. Tenha a sua categorização bem definida, isso é o que permite que todos os envolvidos na operação tenham clareza quanto ao que está armazenado.
- O auxílio da tecnologia: escolha um sistema automatizado para agilizar o processo de contagem e, principalmente, facilitar o acesso e a compilação de dados, para que os seus colaboradores desenvolvam o melhor planejamento orçamentário possível a partir do inventário.
- Gestão de manutenção: se o seu estoque tem produtos que precisam de reparos se não escoados em X período, tenha catalogado quando é necessária a revisão dos equipamentos a fim de preservar a vida útil de cada ativo em poder da empresa.
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