Em 2014, com a criação do eSocial, o Governo brasileiro passou a reunir em um único ambiente todas as entregas das obrigações fiscais das empresas. Assim, com o aperfeiçoamento desse sistema, novas obrigações surgiram, como é o caso da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), em 2017.
Anualmente, a entrega da EFD-Reinf é motivo de atenção redobrada entre as equipes contábeis, visto que pequenos erros no envio das informações geram multas expressivas para as organizações, junto de autuações pelas inconsistências fiscais.
Junto desse fato, nos últimos dois anos, passaram a valer novas orientações para a entrega da Reinf, de modo que se faz essencial que os gestores revejam as Instruções Normativas para que os seus negócios não corram riscos perante o Fisco.
Por isso, hoje vamos falar sobre as melhores práticas a que você precisa estar atento para corrigir erros, evitar multas e garantir a conformidade fiscal da sua empresa! Siga a leitura e veja também como a tecnologia facilita esse processo!
O que é a EFD-Reinf e por que a precisão nos envios é essencial?
Em primeiro lugar, é necessário esclarecermos do que se trata esta Escrituração. A EFD-Reinf é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado para registrar informações relacionadas às retenções de impostos que não são contempladas pelo eSocial.
Nessa ótica, a partir da Instrução Normativa RFB nº 1701/2017, a entrega da EFD-Reinf passou a integrar informações sobre a retenção de tributos como PIS/Pasep, Cofins, CSLL e INSS; que antes ficavam dispersas em entregas individuais. Assim, a Reinf elevou a centralização das entregas, facilitando este processo para as empresas.
Com o passar dos anos, as entregas passaram por mais rearranjos, na Instrução Normativa RFB nº 2123/2022, a substituição da DIRF formalizada, e ficou estabelecido que os contribuintes que entregaram a DIRF até 2024, passassem a entregar a EFD-Reinf no ano de 2025.
Sob esse cenário, a Reinf passou a concentrar ainda mais dados relevantes para a Receita Federal. Por isso, a precisão nos envios é essencial, já que erros e omissões levam a inconsistências na DCTFWeb – o sistema utilizado para gerar as guias de recolhimento dos tributos devidos.
Logo, enviar a EFD-Reinf corretamente garante o cumprimento da legislação, evita multas e assegura que a empresa mantenha a regularidade fiscal.
Quais são os contribuintes que devem enviar a EFD-Reinf?
Considerando as alterações que a entrega da Reinf passou nos últimos anos, você pode estar se perguntando quem deve enviar esta escrituração. Sendo assim, destacamos que, em 2025, estão obrigados ao envio da EFD-Reinf:
- Pessoas jurídicas e físicas que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra ou empreitada;
- Pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);
- Pessoas jurídicas que fazem a retenção de contribuições sociais (PIS/Pasep, Cofins e CSLL) na fonte;
- Entidades promotoras de espetáculos desportivos realizados em território nacional, que envolvam associação desportiva com equipe de futebol profissional;
- Pessoas jurídicas ou físicas que tenham retenções de Imposto de Renda na fonte, conforme previsto na legislação.
Os 4 principais erros no envio da EFD-Reinf
Em razão da alta integração que a Reinf tem com o eSocial, a Receita Federal consegue acompanhar em tempo real o envio desta obrigação. Assim, os principais erros que colocam a sua empresa em risco de autuação por atividade inconsistente são:
- Dados incompletos
Tome cuidado com informações incorretas, a exemplo de CNPJs inválidos, valores errados e omissão de campos obrigatórios. Quando esses dados estão desatualizados, o resultado é a apuração incorreta dos tributos.
- Atraso no envio das informações
O envio fora do prazo previsto pela Receita Federal é um equívoco que gera multa automática para a empresa, além de atrasar o fechamento da folha de pagamento e das demais obrigações acessórias.
- Retenções de impostos e vínculos errados
Classificar incorretamente o tipo de serviço prestado ou a natureza da retenção tende a gerar recolhimentos indevidos e até mesmo insuficientes, o que deixa a sua empresa vulnerável a fiscalizações.
- Falha na comunicação com o eSocial e a DCTFWeb
Inconsistências na EFD-Reinf impactam o envio correto de dados para o eSocial e para a geração da DCTFWeb, resultando em divergências nas guias de recolhimento, que podem levar a multas, juros e à necessidade de retificação de documentos.
Quais são as penalidades pelo não envio da EFD-Reinf?
O contribuinte que não entregar, entregar fora do prazo ou apresentar informações incorretas na EFD-Reinf está sujeito às seguintes penalidades previstas pela legislação:
- Multa de R$ 500,00 por mês-calendário para empresas optantes pelo Simples Nacional.
- Multa de R$ 1.500,00 por mês-calendário para as demais pessoas jurídicas.
- Multa adicional por informações inexatas, incompletas ou omitidas, que pode variar conforme o caso.
É importante pontuar que essas penalidades são aplicadas sem qualquer necessidade de notificação prévia. Desse modo, além de expor o negócio à inconformidade fiscal, a não entrega da Reinf ameaça a saúde dos indicadores financeiros da organização por expor a empresa a multas automáticas e expressivas.
Como corrigir erros na entrega da EFD-Reinf e evitar riscos?
Para deixar mais claro as possibilidades de como você pode agir diante de erros na EFD-Reinf, fizemos um exemplo e depois vamos analisar caso a caso.
Imagine que a Construtora Alpha Ltda., ao revisar a entrega da EFD-Reinf do mês anterior, identificou uma informação de retenção de impostos incorreta. Agora, a empresa precisa corrigir o erro para evitar multas e problemas fiscais.
Para a correção desse erro, é importante considerarmos quando e porquê excluir ou retificar um lote e como retificar. Então, considere as demonstrações com o caso da Alpha:
Exclusão e Retificação: diferenças e quando usar cada uma
Quando revisamos as inconsistências dos envios, podemos nos deparar com cenários diversos, de modo que não há uma indicação que sempre deve ser seguida, mas sim, uma análise que sempre deve ser realizada para a melhor decisão.
Exclusão
Se na revisão a equipe fiscal da Alpha percebeu que o evento enviado era um contrato de prestação de serviços que havia sido cancelado, o registro deste evento está completamente errado.
Assim, o correto é a exclusão, já que nada é válido no dado enviado e, portanto, não deve constar na EFD-Reinf.
Retificação
Caso em outro ponto da revisão, a equipe tenha identificado um erro no valor de uma retenção informada a Alpha precisa apenas retificar o evento, ou seja, corrigir apenas a informação incorreta sem apagar todo o histórico do envio.
Logo, a retificação é usada quando o registro do evento está correto, mas há um erro no dado registrado.
Passo a passo para retificar um lote enviado
Ao perceber um erro no valor de retenção informado, a equipe da Construtora tomou as seguintes medidas para acertar a retenção inexata:
- Acesso ao sistema e localização do evento
Acessando o sistema de gestão fiscal utilizado para o envio da EFD-Reinf, a equipe buscou pelo evento usando filtros como data, CNPJ do tomador e número da RPA (Recibo de Pagamento Autônomo).
- Correção e reenvio do evento
Localizado o evento, atualizaram o valor correto da retenção, retificando a informação antes incorreta. Depois, o evento foi reenviado para o ambiente da Receita Federal.
- Verificação da aceitação
Após o reenvio, a equipe acompanhou o status no sistema para confirmar que o evento retificado foi aceito pela Receita sem pendências para a empresa.
Assim, graças à identificação e à correção do envio, a Alpha garantiu compliance tributário para as suas operações, regularizando-se perante o Fisco e protegendo o seu caixa de multas.
Como evitar multas e garantir conformidade fiscal?
Para garantir a conformidade fiscal, é importante manter o cronograma de envios da sua empresa alinhado com o calendário oficial da Receita e prezar pela centralização das informações fiscais, já que essa conduta torna mais eficiente a coleta e verificação dos dados informados.
Nessa hora, considere contar com um sistema de gestão fiscal confiável, que automatiza a geração e validação dos eventos, de forma a mitigar os erros humanos e aumentar a regularidade das suas entregas.
Somado a esses pontos, conte com um suporte especializado para manter a sua equipe informada sobre as mudanças na legislação e o impacto das Instruções Normativas nas entregas
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