Os contratos são os pilares das relações comerciais que as empresas estabelecem, de modo que assegurar a qualidade da gestão contratual é essencial para garantir a conformidade legal e a eficiência das operações do negócio.
Contudo, muitas organizações ainda apostam no controle 100% manual, o que leva a desafios como a descentralização dos documentos e a dificuldade para acompanhar prazos, fatores que expõem a empresa a riscos jurídicos e financeiros.
Nesse cenário, segundo o IDC, em 2024, mais de 74% das empresas brasileiras programaram a digitalização dos seus contratos, o que indica a evidência que as inovações tecnológicas têm recebido para a administração segura dos registros.
Pensando nisso, hoje vamos falar sobre quais facilidades trazidas pela tecnologia fizeram a automação se tornar uma aliada indispensável para o controle do ciclo de vida dos contratos!
Da elaboração da minuta ao acompanhamento dos prazos e até o encerramento, veja como as soluções digitais simplificam a gestão dos documentos!
As 5 fases do ciclo de vida dos contratos
Desde a criação até o encerramento, os contratos passam por etapas chamadas de ciclo de vida contratual. Tais fases são fundamentais para as empresas, já que garantem o cumprimento dos prazos, a eficiência operacional e a segurança jurídica do acordo.
Por isso, destacamos aqui as 5 fases do ciclo de vida dos contratos e como a tecnologia auxilia você a controlar com eficiência cada parte deste processo:
Fase 1: Pré-contratação
Essa é a etapa que marca a concepção da demanda, ou seja, é quando o escopo é definido, os parceiros são identificados e os riscos jurídicos do contrato mapeados. Sendo assim, o mais importante é assegurar que tudo seja registrado com precisão.
Nessa situação, as ferramentas digitais auxiliam na padronização do que é documentado, facilitando a criação de um histórico de interações entre as partes quanto às tratativas realizadas para que a minuta contratual seja desenvolvida.
Desse modo, desde o início do vínculo, já são estabelecidos registros para nortear o desenvolvimento de um documento que atenda as necessidades dos parceiros envolvidos, mitigando as chances de litígios futuros.
Fase 2: Contratação
Neste momento, é elaborada a primeira versão do contrato, considerando o que cada parte deseja no documento. Assim, as cláusulas são revisadas para eliminar brechas jurídicas, a fim de assegurar que a assinatura do contrato seja segura para os envolvidos.
Diante desse cenário, as soluções de automação contratual se destacam por permitirem o armazenamento de modelos padronizados de minuta, que já são revisados juridicamente e podem ser compartilhados com o parceiro comercial da empresa.
Por isso, a fase de contratação, que envolve o processo de passar por diferentes versões de documentos até que se chegue ao contrato que será assinado, é facilitada pela automatização dos protótipos contratuais que a sua organização utiliza.
Fase 3: Pré-execução
Aqui, inicia-se o planejamento para a execução do contrato. Logo, a comunicação entre diferentes setores precisa ser eficiente, já que informações jurídicas, financeiras e operacionais precisarão ser integradas para garantir a entrega do que foi combinado.
Nesse momento os softwares de gestão contratual se destacam para facilitar a sua rotina, porque se integram a ERPs, garantindo integração com todas as áreas envolvidas no contrato, para que estejam alinhadas quanto a prazos, entregas e obrigações.
Fase 4: Execução
Durante a execução, a atenção deve estar voltada para as obrigações contratuais, como os prazos, as entregas e as cláusulas de compliance. Nessa ótica, ressaltamos que a gestão eficiente desses elementos dependerá de monitoramento contínuo por parte da sua equipe.
A partir disso, sistemas automatizados simplificam a administração da execução contratual, já que alertam você sobre os eventos do contrato, os prazos de vencimento e renovação e, também, quanto a possíveis inconformidades que surjam.
Assim, a sua equipe consegue acompanhar o status dos documentos e assegurar que tudo o que foi estabelecido juridicamente seja cumprido. Ainda, em caso de problemas, será possível desenvolver ações corretivas rapidamente.
Fase 5: Encerramento
Uma vez que todas as entregas e pagamentos já foram realizadas e que o vínculo não será renovado, temos o marco de encerramento do contrato. Portanto, é a hora de revisar todo o escopo que foi acordado para garantir que tudo ocorreu em formalidade.
Dessa forma, uma solução de gestão de contratos auxilia no “checklist” de que todas as entregas foram feitas e, principalmente, no armazenamento seguro do documento, assegurando a sua disponibilidade em caso de auditorias.
Além disso, o arquivamento criptografado do contrato garante que nenhuma informação será violada, de modo que em eventuais disputas jurídicas a sua empresa conseguirá rastrear e recuperar dados com agilidade e proteção.
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