Qual é a lucratividade do seu negócio? Quais são as despesas mensais? Qual é o produto/serviço mais rentável? Será possível pagar os fornecedores este mês? Ou o dinheiro já está comprometido com outras dívidas? Estas e outras perguntas fazem parte do dia a dia de muitos empreendedores, que acabam caindo no descontrole financeiro e colocando em risco todo o seu patrimônio.
A gestão financeira é um dos pilares para que uma empresa alcance o sucesso. Porém, nem sempre controlar o dinheiro que entra e sai do caixa é uma questão fácil. Com o excesso de tarefas diárias e a falta de tempo, muitas decisões acabam sendo tomadas compouco ou nenhum planejamento e conhecimento.
Pensando nisso, elaboramos 7 passos para uma gestão financeira eficiente. Fique de olho nas nossas dicas!
1. Fazer um bom planejamento estratégico
A definição de um planejamento estratégico claro e objetivo é o primeiro passo para o estabelecimento dos rumos que o negócio deve tomar. É preciso colocar na ponta do lápis todas as ações que devem ser executadas, em conjunto com as metas, para um direcionamento estratégico da empresa.
O planejamento estratégico deve ser feito periodicamente, de forma que seja definido o quanto se precisará faturar, quais são os limites de custos e despesas que devem ser seguidos e quais investimentos devem ser realizados para alcançar as metas e os objetivos estabelecidos.
O gestor precisa ter uma visão global e real de tudo que ocorre na sua empresa — equipamentos, pessoas e materiais — para que possa refletir qual direção seguir, definindo os objetivos de cada estratégia.
Com as informações levantadas no plano estratégico fica mais fácil transformar dados em números, o que ajuda a entender se a empresa está no caminho certo ou se é preciso realizar algum ajuste na operação.
2. Buscar conhecimentos de finanças
Não é preciso ser um especialista em finanças e, tampouco, um grande economista para buscar conceitos importantes do dia a dia para uma gestão financeira eficiente. É preciso se familiarizar com alguns conceitos e diferenças como, por exemplo, lucratividade e rentabilidade, faturamento e lucro, regime de caixa e competência, fluxo de caixa e capital de giro, assim como outros termos que possam auxiliar no processo de tomada de decisão.
Manter-se atualizado é a chave do sucesso. É importante estar atento às novas ferramentas de gestão, conceitos teóricos aplicados às finanças e tantos outros diferenciais que, em muitos casos, acabam sendo deixados de lado pela falta de tempo ou acúmulo de tarefas diárias.
Obter conhecimento na área de finanças é uma barreira para muitos empreendedores, que acabam tomando decisões a esmo, sem qualquer base de entendimento sobre o assunto, o que impacta diretamente nos resultados e numa melhor eficiência operacional.
3. Controlar todo o dinheiro que entra e sai do caixa
Para não se perder nas contas é preciso fazer um controle efetivo de tudo que entra no caixa, classificar e categorizar quais são as saídas de dinheiro e saber exatamente qual está sendo o destino dos recursos da empresa.
Por desconhecimento ou falta de tempo, muitos empreendedores acabam deixando de lado o fluxo de caixa e, por isso, não sabem o quanto de dinheiro tem disponível, investido ou em posse de terceiros — o que impossibilita realizar qualquer tipo de aplicação em outras áreas da empresa, modernizar equipamentos ou mesmo expandir os negócios.
Por isso, mantenha todos os registros das entradas e saídas atualizados, devidamente separados e detalhados, especificando quais foram as formas de recebimento (dinheiro, cartão, duplicata), as datas que foram feitas, bem como os prazos futuros de recebimento e pagamento.
As saídas também devem ter um rigoroso controle, sendo importe discriminá-las. Ou seja, tenha na ponta do lápis todos os gastos fixos (salários, impostos, despesas bancárias, etc) e todas as despesas variáveis (viagens, multas, etc) para saber exatamente onde está sendo o maior gasto e quais ações podem ser aplicadas para reduzir (ou eliminar) tais gargalos produtivos.
4. Conhecer seus gastos e ajustar corretamente seu preço de venda
Um agravante que acaba colocando em risco muitos negócios é não conhecer os custos e as despesas e, por isso, não aplicar tais valores ao preço de venda. Via de regra, tudo que está envolvido com o processo produtivo e/ou prestação de serviços (e com os gastos administrativos) precisa compor o preço de venda.
Quando empreendedores sabem qual é o destino do seu dinheiro e o quanto gastam é possível conhecer quais são os custos desnecessários, investir em processos mais enxutos ou em um mix de produtos/serviços, assim como estabelecer promoções e descontos com base em informações reais da sua empresa, que levem a uma maior lucratividade e em produtos/serviços mais rentáveis.
5. Buscar ferramentas e outros recursos tecnológicos
Utilizar planilhas de Excel ou mesmo realizar o controle de caixa manualmente já não são práticas que atendem às necessidades das empresas. O mercado está cheio de opções que promovem uma melhor gestão de tempo, maior produtividade e, por consequência, que levam a melhores resultados.
É preciso ficar atento às novas ferramentas tecnológicas para cuidar da gestão financeiracom maior detalhamento e controle. Por isso, pesquise soluções que possam agilizar o dia a dia, como por exemplo um software de gestão, com módulos interligados e que permitem uma integração com todos os setores da empresa.
Ao buscar ferramentas e outros recursos tecnológicos é possível melhorar o entendimento de todo o ciclo de dados do negócio, já que tudo passa a ser padronizado e dentro de um único sistema, eliminando a necessidade de várias planilhas. Além disso, o gestor pode emitir relatórios que passam a subsidiar o processo de tomada de decisão.
6. Automatizar os processos de gestão financeira
Ao otimizar e automatizar os processos, há uma redução significativa de custos. Ou seja, com os processos ocorrendo de maneira automática é possível consumir menos tempo em cada atividade e ter maior controle dos recursos que estão sendo aplicados.
Entre as vantagens da automatização dos processos de gestão financeira se destacam:
• Redução dos custos operacionais;
• Otimização e previsão do fluxo de caixa;
• Planejamento mais assertivo com base em indicadores de desempenho;
• Melhor visualização e controle das receitas e despesas;
• Mais segurança e agilidade nas operações;
• Acesso a relatórios;
• Suporte no controle de estoque.
7. Utilizar um sistema ERP para uma gestão financeira eficiente
O uso de um sistema ERP permite integrar todas as áreas da empresa — vendas, despesas, estoque, etc — num único sistema de gestão, diminuindo erros administrativos e que levam a decisões equivocadas. Entre as principais vantagens se destacam:
Integração de diversos departamentos e até filiais
Para o gestor isso significa um controle mais amplo de todo o seu negócio, consolidando resultados e que levam a uma análise mais assertiva sobre o que está sendo realizado.
Gestão financeira eficiente
Um sistema ERP é formado por módulos que geram seus próprios dados, o que possibilita que as informações de todos os setores passam a alimentar um mesmo banco de dados, o que torna mais fácil visualizar o quanto de recurso foi destinado para as receitas e atividades relacionadas. Além disso, traz maior segurança nas informações, já que todos os dados são organizados e mantidos armazenados dentro do ERP.
Controle de estoque
É possível visualizar a situação do estoque em uma única tela, reduzindo (ou eliminando) as chances de erros. Com a integração com o setor de compras e vendas, por exemplo, é possível manter as quantidades mínimas de produtos, considerando a demanda. Como resultado, prejuízos de um mal planejamento deixam de existir.
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Fonte: SISPRO Software Empresarial
