Dentre as principais dificuldades de uma administradora de condomínio e síndico está a gestão de funcionários. E esse desafio se torna ainda maior a depender do porte do condomínio, o que pode levar o síndico a errar pontos importantes que podem levar à prejuízo financeiro.
O caso é que ninguém deseja cometer erros de propósito. Porém, a gestão de funcionários do condomínio é um processo complexo que, se for feita de forma completamente manual, facilmente pode levar à erros de cálculos e falhas junto ao eSocial.
Quer descobrir como evitar os principais erros na gestão de funcionários do seu condomínio? Nos acompanhe neste artigo e confira 4 dicas essenciais que podem aumentar a eficiência da gestão e reduzir erros!
1. Não ter um contrato claro de prestação de serviços
Um problema recorrente nos condomínios é a ausência de contratos claros de prestação de serviços dos funcionários, quando eles não são terceirizados. Da mesma forma, a falta de atenção ao assinar contratos de serviços terceirizados também pode render prejuízo.
O ideal é que cada funcionário possua um contrato claro, indicando suas atribuições e aquilo que ele não deve fazer. Os moradores também precisam receber essas informações, de forma que eles não solicitem aos funcionários serviços que não são da alçada do mesmo.
Funcionários realizando funções que não são as suas pode gerar problemas jurídicos graves, mesmo que o tempo em que ele realiza essa outra função seja muito curto. Se eles não recebem um adicional de remuneração em cima dessa função extra, o condomínio pode sofrer com processos trabalhistas graves.
2. Errar no controle de férias e rescisões contratuais
Controlar e calcular corretamente os valores referentes às férias e rescisões contratuais nem sempre é fácil. E quando o condomínio lida com um grande número de funcionários e faz todo esse controle de forma manual, esse processo pode ser ainda mais difícil.
O grande erro dos síndicos é achar que, apesar de difícil, “não tem problema” cometer um erro aqui ou outro ali nos cálculos de férias e rescisões. Erros, mesmo bobos, podem causar prejuízos grandes a longo prazo, além de problemas jurídicos também.
Para evitar isso, já existem sistemas de controle de RH específicos para condomínio que ajudam no controle de informações e fazem todos os cálculos necessários de férias e rescisões contratuais. Isso facilita o trabalho do síndico e também evita erro humano nos cálculos.
3. Não gerenciar bem as informações enviadas ao eSocial
Outro erro comum na gestão de funcionários dos condomínios é errar nas informações enviadas mensalmente ao eSocial. Muitos síndicos se preocupam pouco com esse processo porque nunca foram castigados, mas a verdade é que mesmo erros pequenos podem ser flagradas pela Receita Federal e gerar multas.
O pior disso tudo é que a Receita Federal tem um prazo de até 5 anos para identificar erros nas informações fiscais enviadas e punir o condomínio por isso. Isso significa que você pode receber ainda hoje multas referentes a erros de 5 anos atrás!
Facilitar esse envio e gerenciamento de informações enviadas ao eSocial também é uma função importante que os sistemas de RH para administradores de condomínios pode proporcionar para o síndico.
4. Não analisar a viabilidade antes de contratar um funcionário
Os funcionários são um custo para o condomínio, mas esse custo pode ser maior do que se imagina. Existem encargos trabalhistas e muitos outros detalhes que devem ser pagos pelo condomínio quando contrata um funcionário, e nem todo síndico está atento para isso.
Antes de contratar um funcionário, principalmente por tempo integral, avalie as finanças do condomínio e faça as contas de quanto, no total, sairia o funcionário. Não esqueça de botar nessa conta detalhes como o INSS, FGTS e 13º salário, que devem ser pagos pelo condomínio para o funcionário.
5. Não ter acesso fácil a todos os contratos e informações
Outro erro comum na gestão de funcionários dos condomínios é a falta de acesso às informações de cada funcionário. Se você precisar conferir informações do contrato de um funcionário, consegue encontrá-lo facilmente? E o acesso à folha de pagamento de cada funcionário, também é fácil para você?
Caso não, é bom você repensar sua gestão. A falta de acesso à essas informações pode dificultar decisões importantes, principalmente quando o quadro de funcionários do condomínio é grande. Tome o cuidado de ter as informações de todos os funcionários em um local fácil de acessar, como em um sistema de gestão.
Como o sistema de RH ADM Condomínios pode ajudar você?
Se você já cometeu algum dos erros que citamos, não se preocupe: a verdade é que a gestão de funcionários do condomínio é um verdadeiro desafio, principalmente quando você não usa as ferramentas certas. Uma maneira de reduzir os problemas e tornar toda a gestão muito mais eficiente é investir em um sistema de gestão, como o RH ADM Condomínios.
Feito especialmente para as necessidades dos condomínios, esse sistema permite amplo controle do síndico sob a folha de pagamento de cada funcionário, gerenciamento de informações do eSocial, cálculos de férias automáticos, e muito mais. Isso facilita o seu trabalho e torna toda a gestão dos funcionários muito mais prática, evitando erros.
E então, o que achou dessas dicas de gestão de funcionários de condomínios? Está pronto para excluir todos esses erros da sua gestão e torná-la ainda mais eficiente? Se você gostou, aproveite para nos acompanhar através das redes sociais e ter acesso a muito mais dicas sobre o assunto!
