O que no passado era acessível apenas para grandes corporações, com a otimização de custos, aumento da competitividade e o surgimento de tecnologias disruptivas, como o cloud computing, tornou acessível o software de gerenciamento integrado de projetos e portfólio ou, em inglês, Project Portfolio Management (PPM). No entanto, o que muitas empresas ainda não enxergaram é que é possível implementar o conceito e soluções que geram benefícios reais.
Project Portfolio Management (PPM) é a gestão unificada de metodologia, processo e tecnologias por uma companhia ou de um escritório de projetos (PMOs) para analisar e gerenciar projetos, propostas de projetos, programas, portfólio e outros componentes associados à estratégia da empresa. Sua proposta de valor é fornecer aos gerentes de projetos, em organizações de todos os portes, uma forma centralizada de gerenciar seus projetos, recursos, tempo, orçamentos e demandas.
O PPM fornece um caminho para a resolução de problemas e mitigação de riscos, bem como dar visibilidade de forma centralizada para ajudar as equipes de gestão de projetos a identificar a abordagem mais rapidamente, reduzindo custos. Dentre outros beneficios, a gestão integrada de portfólio, programas e projetos busca dar respostas que ajudem a identificar a abordagem mais adequada para entregar os projetos, programas e objetivos estratégicos otimizando recursos e acelerando entregas.
Separamos 5 atributos essenciais que um software de gestão integrada de projetos e portfólio deve possuir para uma gestão eficiente.
1 – Gestão de Pipeline de propostas de projetos
O pipeline de proposta de projeto é um conjunto de iniciativas que pretendemos executar em um portfólio, que necessitam ser classificadas e selecionadas pela empresa, analisando a importância para os objetivos estratégicos, a disponibilidade de recursos em um determinado período. O ponto fundamental para a gestão de pipeline é identificar a capacidade de execução da empresa e alinha-la ao processo de tomada de decisão, a fim de estimar e selecionar uma relação prioritária de proposta de projetos de investimento com o plano estratégico (Detalhamos melhor isso nesse artigo).
2 – Gestão de Recursos
O foco na implantação eficiente e eficaz dos recursos, onde e quando forem necessários de uma organização. Estes podem incluir recursos financeiros, estoques, recursos humanos, habilidades técnicas, de produção e design. Além de alocação de recursos em nível de projeto. Os usuários também podem modelar cenários de recursos e ampliar este ponto de vista em todo o portfólio. Quem está disponível, quando o recurso estará disponível, onde estão os nossos gargalos e como está a produtividade dos nossos recursos. Estas são as principais perguntas que você deverá fazer ao adotar um PPM efetivo.
3 – Gestão de Mudanças
Capturar e priorizar as solicitações de mudanças, podem incluir novos requisitos, características, funções, restrições operacionais, exigências regulatórias e melhorias técnicas. Neste aspecto um software de gestão integrado de projetos e portfólio fornece um repositório central para estas solicitações de mudança, criando assim a capacidade de adaptar os recursos disponíveis, os recursos 100% alocados e os que necessariamente terão de ser contratados, dentro das limitações financeiras e operacionais de projetos individuais.
4 – Gestão Financeira
Com um PPM, o PMO consegue controlar as finanças dos projetos, criando uma base de conhecimento que permitirá maior precisão para a estimativa e gestão dos recursos financeiros de um projeto ou de um portfólio. Além disso, o valor dos projetos podem ser demonstrado em relação aos objetivos estratégicos e às prioridades da organização, por meio de controles financeiros e para avaliar o progresso através de valor agregado e outras técnicas de avaliação de projeto.
5 – Gestão de Riscos
Uma análise das sensibilidades de risco que residem dentro de cada projeto, como base para determinar os níveis de confiança em todo o portfólio. A integração de um repositório centralizado de riscos e os novos projetos da empresa permite a colaboração e a troca de experiência entre diferentes gestores de projetos. Além disso, os custos e cronogramas de gestão de risco, assim como, as técnicas para determinar os planos de resposta ao risco, permitem que as organizações possam ganhar uma visão objetiva das incertezas dos projetos e dos portfólios.
De forma clara toda a tecnologia busca centralizar a informação, ampliar seus acessos e automatizar processos, tornando-os mais confiáveis e otimizados. Adotar a prática de uma abordagem top-down para gerir todo o trabalho e recursos intensivos em um projeto de uma empresa pode ser facilitado com a adoção de uma tecnologia. Isto contrasta com a abordagem tradicional de combinar processos manuais, ferramentas de projeto de desktop e aplicações de PPM para cada ambiente de portfólio de projetos.
E você, já deu esse passo? Conte-nos sua experiência!
Por Thiago Reis
Fonte: www.projectbuilder.com.br – 29/08/14
