Quais áreas da empresa são impactadas pela EFD-Reinf?
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais 一 EFD-Reinf 一 abrange informações que impactam em diversos departamentos da empresa, o que exigirá uma revisão nos processos envolvidos e, não raras vezes, demandará mudanças e adaptações nos procedimentos para atender as exigências legais.
As principais informações a serem entregues na EFD-Reinf são de natureza diversificada:
- Retenção Contribuição Previdenciária de Serviços Tomados e Serviços Prestados;
- Retenções na Fonte de imposto de renda, CSLL, Cofins, PIS/Pasep sobre pagamentos;
- Recursos Recebidos por ou repassados para Associação Desportiva e Receita de Espetáculo Desportivo;
- Comercialização da Produção por Produtor Rural PJ/Agroindústria;
- Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta – CPRB; e
- Processos administrativos e judiciais do contribuinte e de terceiros que afetem as retenções e tributações da EFD-Reinf.
Usualmente estas informações estão distribuídas pelas áreas de recebimento, faturamento, financeiro, fiscal e/ou tributária e jurídico.
As empresas que utilizam sistemas de gestão empresarial (ERP) possuem a maioria destas informações registradas no sistema, enquanto outras empresas optaram por sistemas individualizados, o que resulta em informações por vezes desalinhadas.
Também é grande o número de empresas que ainda utilizam planilhas eletrônicas para alguns processos, pulverizando ainda mais a localização destas informações.
Outro cenário comum é a gestão dos prestadores de serviço diretamente pelas áreas que demandam os serviços, principalmente os mais especializados. Neste caso a EFD-Reinf vai impactar em muitas outras áreas.
O relatório publicado pela empresa de auditoria KPMG em 2016 apresentou um cenário que demanda preocupação no cumprimento da EFD-Reinf, como se pode ver nos indicadores que seguem:
- 54% das informações necessárias à EFD-Reinf não estão em sistemas ou necessitam de adequação;
- 78% das empresas tem as informações de documentos fiscais de prestadores de serviço em sistemas separados do sistema principal da empresa; e
- 81% das empresas não tem políticas formalizadas ou estabelecidas para processos de contratação de terceira ou não tem estes processos centralizados e padronizados.
A área de tecnologia da informação também recebe o impacto da EFD-Reinf uma vez que deverá participar do projeto que proverá a solução para esta obrigação acessória, incluindo o desenvolvimento de integrações entre as diversas fontes de informação.
Como operacionalizar o processo com a EFD-Reinf
Para atender a EFD-Reinf é preciso, além de apresentar a totalidade de informações, contemplar o prazo. No caso da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) as informações eram entregues anualmente, agora serão entregues mensalmente a cada dia 20 do mês seguinte. Também é preciso rever a qualidade destas informações, uma vez que a exposição fiscal se amplifica na remessa mensal de dados que antes não eram enviados como as Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas. O prazo para ter informação de qualidade e integridade é bem menor e os processos devem se encaixar neste limite de tempo.
Trabalhar de forma colaborativa e integrada com processos revisados e ajustados é sem dúvida o desafio dos diversos departamentos gestores das informações necessárias e dos sistemas para atender a EFD-Reinf.
Para poder controlar o cumprimento da EFD-Reinf se faz necessário integrar os diversos sistemas envolvidos e centralizar a remessa das informações. A unificação das informações permitirá um melhor desempenho na formatação e organização destas informações no formato exigido pela EFD-Reinf e consequentemente um controle de remessas e dos protocolos recebidos, bem como seu armazenamento destes arquivos.
Se você deseja mais informações sobre o projeto de EFD-Reinf do SPED, leia o artigo que preparamos para você “Como se preparar para o EFD-Reinf”.
