O que muda no Departamento Pessoal com o eSocial?
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O que muda no Departamento Pessoal com o eSocial?

eSocial SISPRO

Com o eSocial, os setores de RH (Recursos Humanos) foram impactados diretamente com as novas mudanças. Da mesma forma que o Departamento Pessoal. Apesar de gerar muita confusão, os termos RH e Departamento Pessoal não têm o mesmo significado.

As atividades destinadas ao Departamento Pessoal são mais específicas. Essa área é responsável pelo colaborador desde a contratação e em diversas outras etapas, como pagamento de salários, transporte, férias, horários, demissões, 13º salário e licenças médicas e de maternidade.

Por também estar envolvida com documentações de cunho trabalhista, o Departamento Pessoal teve que se readaptar ao eSocial. Na verdade, esse novo sistema se torna uma oportunidade de modernização de processos da empresa, deixando para trás a burocracia e o excesso de papelada.

Automatização e agilidade nos processos do Departamento Pessoal

Com a tecnologia do eSocial, os processos do Departamento Pessoal ganharam um novo rumo. Antes era necessário lidar com diversos documentos em diferentes plataformas eletrônicas. O eSocial é uma plataforma única para centralizar as remessas de rotina do Departamento Pessoal, o que pode ajudar a área se organizar melhor.

A automatização proporcionada por soluções voltadas aos Recursos Humanos possibilita a redução de tempo de trabalho gasto com determinadas tarefas e gera mais produtividade na equipe do Departamento Pessoal. Afinal, parte do trabalho do Departamento Pessoal é justamente otimizado com o eSocial, incluindo atividades como análise e atualização de dados e planilhas.

Com o intuito de melhorar ainda mais esse processo, o uso de softwares de RH é uma solução tecnológica eficiente. Em um único ambiente virtual, com interface intuitiva, é possível gerenciar todas as informações importantes para o Departamento Pessoal, atualizar planilhas e cruzar dados.

Os softwares de RH também geram mais controles nas informações, como horários e folhas de pagamento. Dessa maneira, há mais segurança ao gerenciar tais dados dos colaboradores.

A organização de documentos também se torna mais eficiente. Afinal, os documentos estarão armazenados e categorizados de maneira eletrônica, isso facilitará tanto a organização, quanto ao acesso às informações. A vantagem disso é que a empresa não correrá o risco de perder nenhum documento importante de seus colaboradores, e economizará tempo para realizar consultas e análises.

Oportunidades e riscos de automatizar funções do Departamento Pessoal na planilha

Muitas empresas desacreditam no poder da automatização eletrônica das funções do Departamento Pessoal e apelam para o uso de planilhas de apoio. O uso de planilhas é uma forma de automatização, mas é incompleta.

Nem todas as necessidades do Departamento Pessoal são supridas com o uso de planilhas. Por exemplo, a necessidade de uma atualização quase que diária de informações pode ser prejudicada com uma planilha. Além disso, os dados e informações pessoais dos colaboradores não estarão seguros, podendo ser acessados facilmente por outros colaboradores ou por hackers.

O uso de planilhas também não gera um cruzamento mais avançado das informações, prejudicando a análise e busca de informações. Dessa maneira, torna-se indispensável o uso de softwares para automatizar o processo do Departamento Pessoal.

Com planilhas, aumenta o risco de perder informações a serem enviadas para a plataforma. Apesar de centralizar o envio dos dados do Departamento Pessoal em um só lugar, o eSocial aumentou o volume de informações a serem transmitidos pelas empresas para consulta dos órgãos governamentais. Isso exige um saneamento de dados muito maior e assertivo do departamento pessoal.