Gestão de Facilities: 5 coisas que você precisa organizar.
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Gestão de Facilities: 5 coisas que você precisa organizar.

gestão de facilities

Gestão de Facilities, ou de facilidades, como muitos chamam aqui no Brasil, nunca foi uma tarefa fácil. Normalmente, esses profissionais são responsáveis por garantir o funcionamento da infraestrutura dos prédios.

Se o ar condicionado deixa o ambiente agradável e se a portaria oferece segurança aos ocupantes do prédio, ainda são poucos os que sabem a quem agradecer.

Por lidar com os vários aspectos de uma estrutura, a missão de um gestor de facilities não é das mais fáceis. Por isso, organização é a palavra-chave desse trabalho, o que apresenta por si só um desafio diário.

5 pontos que o gestor precisa organizar:

Planejamento — Um dos pontos cruciais da Gestão de Facilities é o planejamento. Justamente pela necessidade de organização, se planejar é uma etapa importante para o sucesso da empreitada. Em um estudo da UFRGS [http://www.lume.ufrgs.br/bitstream/handle/10183/6527/000486510.pdf], de autoria da engenheira Flávia Poetsch Ferreira, o planejamento é dividido em estratégico (onde se quer chegar com a Gestão de Facilities), tático (como fazer), operação (a execução dos serviços), manutenção (conservação e ciclo de vida) e modernização (evolução de processos e ferramentas).

Custos — É preciso fazer uma gestão adequada de custos, que envolvem a contratação de pessoal, manutenção com máquinas, equipamentos e estrutura, entre outros. A Whole Building Design Guide [https://www.wbdg.org/], entidade norte-americana referência em eficiência estrutural, prega que a boa gestão de custos é determinante para o sucesso do trabalho de facilities. É uma empresa dentro da empresa e a saúde da gestão de recursos é o que garante o funcionamento e manutenção adequada de estrutura e equipamentos.

Patrimônio — Especialista mundial no assunto, Peter Barrett defende que o “elemento humano” é o maior patrimônio na Gestão de Facilities. Além disso, o patrimônio também inclui máquinas, equipamentos e a própria estrutura do(s) edifício(s), tudo o que pode ser capitalizado e agrega valor à empresa. Conservá-lo, melhorá-lo e implementá-lo é o objetivo, a atividade fim da Gestão de Facilities.

 

Informação — Em meio a tantas obrigações, agendas de manutenção, controle financeiro e de recursos humanos, a Gestão de Facilities tem como principal aliada os sistemas de informação. Os softwares CAFM (Computer Aided Facilities Management), por exemplo, unem a precisão dos CADs com recursos de bancos de dados voltados à Gestão de Facilities [https://www.researchgate.net/publication/283719294_GESTAO_DE_UNIVERSIDADES_E_TECNOLOGIAS_CAFM]. Ter sempre a informação à mão é o caminho para implementar melhorias constantes, otimizar processos e anteceder os problemas comuns à área.

Operação — É o dia a dia, a rotina de trabalho, a execução de tudo o que foi planejado. Envolve a manutenção do patrimônio e o controle do uso, estado de conservação de máquinas, estrutura e equipamentos, inclusive para sua substituição ou reforma quando necessário. O controle da operação [https://www.wbdg.org/om/om.php] permite encontrar oportunidades de melhoria e observar o desempenho da equipe.

Não é difícil perceber que a organização na Gestão de Facilities exige controle da informação, pois todos os aspectos envolvidos são impactados pela quantidade de dados disponíveis sobre a estrutura e o patrimônio de uma empresa.

Isso não muda, seja o gestor um funcionário da organização ou de uma empresa terceirizada.