Gestão de Contratos Terceirizados
Um diferencial negligenciado, e uma grande oportunidade na Gestão de Facilities.
Entender que um contrato é um ativo empresarial faz sentido? Pois bem, deveria fazer, já que se trata de um Ativo de Relacionamento Empresarial que com marcante frequência é negligenciado pelo mundo corporativo.
Quantas vezes os gestores de Facilities não se deparam com situações onde se definiram padrões elevados de qualidade, porém por questões de custos firmaram a relação com o fornecedor com um padrão inferior. Mas, quando da execução, criou-se uma frustração por parte do cliente que devido ao desconhecimento do contrato, isto se o mesmo existir, não se preparou para receber o padrão contratado. Ou no caso onde o edital negociado não espelhou a realidade esperada, pois o escopo foi mal elaborado e, assim, novamente as partes perderam.
Como a rotina de Facilities é fundamentada em um grande número de contratos, é de suma importância o entendimento de todo o fluxo operacional de um contrato para poder gerenciá-los.
Trata-se de um processo que se desenvolve dentro de um ciclo de vida definido, conhecido globalmente por CLM – Contract Lifecycle Management, que envolve uma variada gama de fatores que vão de solicitantes, clientes, fornecedores e prestadores de serviços da empresa.
As etapas-chave de um CLM, são: Requisição, Criação (autoria), Negociação, Aprovação, Execução, Gestão de Obrigações, Emendas, Auditoria e Reportes, e Renovação. Cada uma destas fases possui diversos subgrupos, tais como Escopo, Operação, Melhorias e Controle/Monitoração.
Considerando que as empresas buscam inicialmente organizar a gestão de seus contratos existentes, uma maneira sumária de representar o ciclo de gestão destes contratos, seria: Captura, Acompanhamento, Padronização, Criação, Aprovação, Negociação, Acordo e finalmente Análise. Porém, para contratos novos, cabe uma análise distinta.
É importante ressaltar que as empresas continuamente se deparam com uma grande quantidade de contratos, que, relembrando, estes são na verdade Ativos de Relacionamento, que se situam em distintas fases e estas por sua vez se encontram em diferentes níveis de maturidade, variando de empresa para empresa.
Estas fases podem ser entendidas como:
1) Conscientização dos contratos existentes;
2) Conhecimentos de seus detalhes;
3) Uma vez conhecidos, os mesmos podem – e devem – ser continuamente melhorados através de modelos inteligentes pré-aprovados pelo departamento jurídico, os quais potencializarão o processo de contratação, bem como a gestão;
4) Na sequência, a criação passa a ser sistematizada, facilitando a geração de contratos por autosserviço, bem como liberando tempo do departamento jurídico para que este possa se concentrar em temas de maior complexidade;
5) A aprovação deverá passar por um fluxo definido que garantirá sua prévia análise, avaliação e – finalmente – aceitação. Sempre baseado no risco que poderá representar para a companhia; O processo deverá conter um típico negociador, que seguirá uma metodologia definida, suportada por ferramentas eficientes que busquem o melhor resultado final. Nem sempre este resultado representa economias;
6) A fase seguinte representa muito mais do que a simples assinatura dos responsáveis, mas sim a garantia de que a relação está baseada na legítima intenção do relacionamento firmado. Para ambas as partes envolvidas;
7) E, finalmente, a fase de Análise, onde empresas com uma grande quantidade de contratos precisam identificar os contratos de riscos potenciais, direitos e obrigações.
Os executivos, advogados e o pessoal de Análise de Risco precisam de relatórios padronizados para gerenciar os riscos comuns e relatórios específicos para cenários inesperados. O acesso através de um simples “teclar” aos termos e dados de contrato permite às pessoas reagir rapidamente a novas situações e lidar com riscos sensíveis a tempo.
Para gerir este processo, atualmente já se pode recorrer a empresas especializadas em suportar corporações na estruturação, sistematização (a aplicação de softwares de gestão de contratos já é uma realidade) e até tercerização da gestão inteligente de contratos, bem como vale recorrer à ANGC – Associação Nacional de Gestores de Contratos, que centraliza as principais atividades, boas práticas e treinamentos para formação de profissionais especialista (www.angc.org.br).
Será que não nos encontramos no momento certo para quebrarmos um velho paradigma de que um contrato somente é útil quando temos um conflito e entendermos que o mesmo pode ser uma eficiente ferramenta para gerirmos relacionamentos comerciais em um modelo ganha-ganha?
Roberto Folkmann – Consultor organizacional especializado em Facility Services. Executivo e empreendedor, mais de 20 anos atuando na criação, implantação e operação de projetos voltados para ambientes construídos, buscando soluções que integrem a infraestrutura corporativa aos negócios de seus clientes. – roberto.folkmann@terra.com.br
Fonte: www.revistainfra.com.br – 11/04/14
