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Empresas mudam com implantação do SPED Fiscal e Contábil

Com a implantação do Sped Fiscal – EFD – e do Sped Contábil – ECD – , as empresas terão de mudar drasticamente alguns processos, e instituir outros novos.

Por Rodrigo Caetano, do COMPUTERWORLD


A saga do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) continua. Após o conturbado início da Nota Fiscal Eletrônica, que teve suas datas de implantação adiadas algumas vezes, as empresas e a Receita Federal se preparam para mais dois capítulos da aventura: o Sped Fiscal e o Sped Contábil.

Em janeiro de 2009, se nada mudar, 15 mil empresas devem começar a enviar seus livros fiscais para os fiscos por meio digital. No meio do ano que vem, chega a vez dos livros contábeis.

Com isso, o Sped traz uma mudança de paradigma. As áreas de contabilidade e controladoria, geralmente conservadoras, estão tendo de enfrentar uma nova realidade que envolve, inclusive, a elevação desses setores à condição de “áreas estratégicas” nas empresas.

O fato se dá por conta do volume de novas informações que passarão a ser requeridas pela Receita após a implantação do sistema digital. Para se ter uma idéia, atualmente, a Instrução Normativa n° 86 (IN 86), que dispõe sobre formas e prazos de apresentação de arquivos digitais por pessoas jurídicas, possui cerca de 300 campos que necessitam ser preenchidos.

De início, o Sped Fiscal vai exigir algo em torno de 1,4 mil campos, número que pode chegar a 3 mil nas fases mais avançadas do projeto, dependendo do setor de atuação da empresa.

Como se não bastasse, o aumento no número das chamadas obrigações assessórias vem acompanhado da inclusão de diversos dados que não constam – ou constam, mas não de forma estruturada – nos ERPs e demais sistemas de gestão das grandes empresas. Por exemplo, setores como o de combustíveis terão de informar, além da placa, o RENAVAM do veículo que vai transportar a mercadoria.

Inserir esse tipo de informação no sistema requer uma customização de software e, ainda, a instituição de um novo processo dentro da empresa. Ou seja, a mudança extrapola os limites da tecnologia, chegando diretamente à cadeia produtiva das companhias.

“Mais do que instituir novos processos, as empresas precisam considerar o risco tributário associado ao fato de não ter determinada informação”, afirma Eduardo Lopes, executivo de novas soluções da Aliz, consultoria especializada em gestão fiscal e tributária.

“Outra mudança importante está na forma de apuração do ICMS. O estorno, agora, tem de constar no início do processo, e os sistemas não estão preparados para isso”, relata Maurício Tonelli, consultor da Gart Consulting, especializada em gestão empresarial. Tonelli explica que as grandes empresas precisarão realizar customizações em seus ERPs e sistemas de gestão fiscal e tributária para atender as novas exigências. E isso deve demandar uma boa quantidade de investimentos.

De forma resumida, o que as empresas terão de fazer é buscar todas as informações perdidas em seus ERPs, formatá-las de acordo com especificações da Receita e assinar digitalmente o documento.

Estes dados são enviados para as secretarias da fazenda do estado onde a empresa está situada, onde serão validados. Neste momento, as informações são checadas e cruzadas com o banco de dados do fisco e com informações de outras empresas, como fornecedores. Se aparecer qualquer problema, o documento é rejeitado.

Benefícios
As agruras da implantação prometem ser recompensadas, principalmente pela economia gerada com a não utilização de papel e pelos ganhos de eficiência nas operações, especialmente de logística. Mas, é na questão da sonegação de impostos que o Sped tende a causar maior impacto.

O sistema de escrituração digital é composto de três grandes projetos: escrituração fiscal e contábil e Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Para a receita, o “pulo do gato” é a possibilidade de cruzar informações quase em tempo real. Atuando de maneira integrada, os três pilares confirmam informações uns dos outros, validando as transações, ou não, imediatamente.

Cláudio Coli, diretor de operações da Mastersaf, empresa que desenvolve soluções para gestão fiscal e tributária, explica que os documentos fiscais enviados à Receita devem estar associados a alguma Nf-e, o que, automaticamente, já representa uma forma de controle muito eficiente. “O Sped traz uma grande quebra de paradigma, mas também vai gerar muito mais transparência nos negócios”, diz Coli.

De qualquer forma, para as empresas a tarefa de implantar e se adequar às exigências da receita custa dinheiro e traz algumas dores de cabeça. Sérgio Vezza, diretor de TI da AmBev, relata, por exemplo, que ainda tem problemas com a Nf-e, parte do projeto Sped que começou a ser implantada no início deste ano. O cronograma da Nota Fiscal Eletrônica chegou a ser adiado diversas vezes.

As dificuldades da fabricante de bebidas estão relacionadas à falta de soluções completas no mercado e de fornecedores com porte suficiente para dar suporte a uma operação como a da AmBev. A empresa chega a emitir um volume de 100 mil notas em um único dia.

Segundo Vezza, a escrituração fiscal e contábil tende a ser mais simples. “Estamos prontos, acredito que não teremos nenhum problema. O que mais preocupa mesmo é a Nf-e. Nossa modalidade de venda é de pré-venda, isso faz com que eu tenha, muitas vezes, apenas quatro horas para emitir 100 mil notas”, relata o executivo. Ao mesmo tempo, uma das premissas do Sped é que os três projetos devem atuar de forma integrada. Sem resolver a questão da Nf-e, as partes fiscal e contábil podem ser prejudicadas.

E a falta de suporte para as empresas não se limita ao mercado de tecnologia. A própria Receita tem “pisado na bola” em algumas questões. Por exemplo, o validador que deve ser utilizado no Sped Fiscal ainda não foi disponibilizado. Recentemente, participantes da CW Connect reclamaram na comunidade relacionada ao projeto da dificuldade de trabalhar com os manuais fornecidos pelo órgão para a implantação do sistema.

“Na nossa operação do Mato Grosso (estado onde a obrigatoriedade de utilizar a NF-e começou em setembro para as fabricantes de bebidas) tivemos de utilizar o sistema de contingência”, relata Vezza. Foi para evitar esse tipo de problema que a Receita decidiu fazer uma lista, limitando a 15 mil o número de empresas obrigadas a entrar no Sped Fiscal.

Até o momento, não há nenhuma indicação de que o cronograma será adiado. Mas, é bom lembrar que, até julho, também não existiam sinais de um adiamento da NF-e, prevista como obrigatória a diversas empresas a partir de setembro, mas que só vai começar de fato em dezembro. De qualquer forma, as empresas, e a Receita, precisam correr, sob o risco de enfrentaram um “apagão fiscal” a partir de janeiro.

Fonte: Computerworld