Melhores soluções para substituir o emissor da Sefaz | SISPRO
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Compare as melhores soluções para substituir o emissor da Sefaz

Escolha o Emissor da Sefaz

Se você acompanha o blog, já sabe: o emissor gratuito da NF-e das Secretarias da Fazenda estaduais serão descontinuados no final de 2016. Ao buscar uma aplicação para substituir o programa, as empresas se deparam com um quase ilimitado número de opções.

Existem aplicações de todo tipo e forma. Algumas são similares, outras apresentam diferenças importantes. Gratuitas ou pagas, com suporte ou não, com armazenamento de notas ou não, que requerem instalação local ou que utilizam serviços na nuvem.

Diante de tantas opções, não é possível analisar uma a uma, mas sim abordar os itens que se tornam diferenciais na seleção de uma delas e os pontos de atenção que devem ser considerados no processo de seleção da melhor aplicação para sua empresa.

Escopo da Aplicação

A maioria das aplicações apresenta as mesmas opções que o emissor gratuito das Secretarias da Fazenda. Todas são funções que atendem à legislação:

  • Emissão e cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica;
  • Carta de Correção Eletrônica (para corrigir informações da NF-e emitida);
  • Registro de inutilização de faixas de numeração de NF-e;
  • Funções que abrangem a assinatura eletrônica, transmissão e recepção de mensagens com as Secretarias da Fazenda;
  • Emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

Um grande número de aplicações disponibiliza outras funcionalidades que agilizam a tarefa de emitir a nota.

Este é o caso das aplicações que oferecem os cadastros de Cliente e Produto, que permitem eliminar o retrabalho que existe hoje no emissor gratuito da Secretaria da Fazenda, onde a cada nota devem ser informados todos os dados novamente.

Várias aplicações permitem configurar o e-mail do destinatário, automatizando assim a tarefa de envio do arquivo e seu respectivo Protocolo de Autorização, juntamente com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), ao destinatário da mercadoria.

Algumas aplicações oferecem também o serviço de armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas.

Cópias de segurança das NF-es

Neste ponto é importante relembrar: a obrigação do armazenamento dos arquivos da NF-e é do emitente da nota e que, por segurança, deve ser providenciada mais de uma cópia em lugares distintos e seguros.

Ninguém quer correr o risco desnecessário de não ter uma NF-e, no caso do Fisco solicitar o arquivo. Pondere também sobre o sigilo das informações armazenadas: quem tem acesso a estes dados e qual a política de confidencialidade?

Suporte e Atualização da Aplicação

Muitas aplicações anunciam não necessitarem de suporte porque são simples, de fácil instalação, intuitivas Mas e caso ocorra uma situação imprevista? E se na emissão de uma nota, por exemplo, o sistema apresenta uma mensagem desconhecida que impede a geração da nota? O que fazer? Onde resolver dúvidas?

Opte por uma aplicação que tenha um fornecedor consolidado no mercado, com um plano acessível. Procure adquirir um plano com acesso ao suporte compatível com sua realidade: cinco ocorrências mensais ou dez. Inicie com um número menor e aumente à medida que necessitar.

Certifique-se que o fornecedor tem estrutura para acompanhar e implementar as atualizações que a legislação municipal, estadual e federal possa demandar. Todos os anos são publicadas novas normativas que requerem ajustes constantes dos sistemas emissores para acompanharem estas alterações.

Formalize esta cláusula na contratação da aplicação para evitar surpresas no futuro, se por acaso o fornecedor resolver descontinuar o programa da mesma forma que ocorreu com o emissor gratuito das Sefaz.

Aplicação gratuita ou paga

É bem possível que sua empresa não necessite de aplicações caríssimas que demandam grandes estruturas para sua instalação, uso e manutenção. Alguns fornecedores oferecem emissores com versões gratuitas e versões pagas, outros apenas pagas e outros apenas a versão gratuita.

As versões gratuitas geralmente têm limitação de número de notas a emitir, número de usuários que têm acesso. Já as versões pagas são mais completas e com limites bem mais amplos ou até sem limites.

A grande maioria das aplicações oferece modalidade de teste da aplicação por quinze ou trinta dias gratuitos para sua avaliação. Utilize este recurso para conhecer bem a aplicação.

Requisitos técnicos e ambiente da Aplicação

Observe os requisitos da aplicação: o que a empresa precisa para utilizar a aplicação.

Há várias aplicações disponibilizadas na nuvem e não necessitam instalação em computador local e nem recursos de TI. Em contrapartida, necessitam todo o tempo de uma conexão com boa velocidade e deve ser avaliada a questão de segurança, pois o fornecedor tem acesso às notas da empresa, dados de cliente e produtos.

As aplicações que não estão na nuvem exigem a instalação em computador da empresa. É importante avaliar antes da contratação os requisitos técnicos da aplicação, como, por exemplo, se o sistema operacional da empresa é compatível com a aplicação. Uma vez que os dados estão no computador onde a aplicação está instalada, é preciso providenciar backup para eventuais contingências.

O ideal é a empresa avaliar o que necessita, identificar um foco e buscar uma aplicação alinhada com seu processo de gestão.

Outros fatores também pesam: um preço justo (custo-benefício), suporte adequado e garantia de atualização de suas versões, além da aplicação também oferecer funcionalidades que apresentem informações para a gestão de vendas, indicadores para acompanhamento etc. Uma ferramenta que evolua com a empresa à medida que ela cresce.