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Quais fatores considerar para criar metodologia de gestão de contratos?

Quais fatores considerar para criar metodologia de gestão de contratos?

Falamos anteriormente aqui no ERP Blog sobre o Ciclo de Vida do Contrato e a metodologia CLM (Contract Lifecycle Management), ou Gestão do Ciclo de Vida do Contrato, que é um dos processos mais conhecidos e utilizados na gestão de contratos. Muitas empresas entram em contato buscando adotar o CLM, mas poucas realmente sabem se precisam mesmo implementá-lo e em quais condições.

Não existe Gestão de Contrato eficiente sem a adoção de um modelo, seja ele o próprio CLM, o GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) — adaptação brasileira do modelo americano — ou qualquer outro. O importante é que o processo seja implementado de forma conjunta, com a participação de todas as áreas que lidem com contratos. A escolha deve se basear sempre nas necessidades da empresa, de dentro para fora, utilizando cases externos como exemplo e não como regra.

Fatores a considerar na criação da metodologia

Número de contratos — quantos contratos a empresa administra no momento? Isso é algo crucial a se considerar na adoção de um modelo, inclusive porque influencia diretamente na escolha do meio para fazer a gestão de contratos, se será contratado um software específico ou a opção será por planilhas eletrônicas. Como falamos no post sobre Gestão de Contratos na Planilha, elas só são ferramentas eficientes para cuidar de poucos contratos.

Dificuldade em cumprir prazos — a empresa tem perdido constantemente os prazos com clientes? Os pagamentos ou períodos de renegociação com fornecedores são honrados sempre com atraso? Nestes casos, a falta de uma metodologia clara para cuidar dos contratos pode estar comprometendo, inclusive, o caixa da empresa. A adoção de um processo para gestão dos documentos é uma necessidade urgente.

Contratos perdidos ou extraviados — contratos, anexos, aditivos, comprovantes, notas fiscais, faturas, cópias de tudo isso! São muitos papeis e, com a falta de organização na empresa, a tendência é que os documentos fiquem espalhados em vários setores, principalmente se manuseados com frequência.

Descentralização — é realmente uma tendência no mundo dos negócios, mas para a gestão de contratos, é problemática. A consequência é justamente o extravio ou falta de acesso rápido aos contratos. O maior problema, nesses casos, é que ninguém sabe exatamente onde encontrá-los. E se não os encontram, o cumprimento das obrigações contratuais pode estar em risco.

Dificuldade de implantar melhorias — com a economia cada vez mais dinâmica e exigente, as empresas estão em constante processo de melhoria, seja na busca por oportunidades de aumentar receitas ou tornar os processos menos onerosos. Os contratos com clientes e fornecedores impactam diretamente nisso e, sem controle sobre eles, a dificuldade em encontrar essas oportunidades de melhoria.

Riscos da falta de processo de Gestão de Contratos

Os impactos de uma Gestão de Contratos falha podem ser sentidos em toda a empresa, mesmo em áreas que não lidam diretamente com eles. O tempo perdido em negociações ou prestação de contas com um cliente, por exemplo, poderia atrasar o time responsável pela operação do serviço contratado.

Quanto falta controle na execução, a entrega ao cliente e cobrança dos fornecedores tem grandes chances de ser insuficiente. Como saber se tudo o que o foi contratado está sendo entregue? Os riscos de quebra de contrato pelo não cumprimento pode resultar em perda de receita, custos com ações judiciais e também gastos desnecessários, no caso de fornecedores.

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