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Os riscos dos contratos espalhados em vários departamentos

Os riscos dos contratos espalhados em vários departamentos

“Descentralização” se tornou uma palavra-chave no mundo dos negócios, principalmente depois do livro Team Zebra, que revelou como a Kodak reduziu em 40 milhões de dólares os custos de produção e o estoque em 50 milhões no final da década de 1980. Porém, descentralizar é algo que não serve para qualquer área da empresa e quem trabalha com contratos sabe bem disso: contratos espalhados em vários departamentos é uma verdadeira dor de cabeça.

Como ninguém sabe exatamente onde estão os acordos, documentos e prestação de contas, os riscos são enormes, como já falamos em artigos anteriores [link para artigos anteriores], e podem gerar perdas financeiras e judiciais, por causa da falta de controle e gestão adequada.

Lendo a seguir, verá algumas práticas que listamos, muito comuns em organizações que não têm processos, padrões e armazenamento centralizados de contratos, além dos riscos de adotá-las. Se em algum (ou vários) deles, você identificar situações semelhantes às vivenciadas em sua rotina, está na hora de realmente considerar uma mudança urgente e profunda em sua empresa.


Utilizar histórico de e-mails para gestão de contratos e negociações

Acredite… algumas empresas ainda gerenciam negociações e propostas de contratos em e-mails. Assim, informações importantes e até sensíveis de clientes e fornecedores ficam espalhadas pelas caixas de correios de diversos funcionários da empresa.

Riscos:

além da enorme dificuldade em reunir tudo quando for necessário prestar contas ou fazer simples consultas, o e-mail é certamente uma das ferramentas menos seguras do mundo digital.

Apesar das enormes garantias oferecidas pelos provedores como Outlook/Office, da Microsoft, ou o Gmail/For Work, do Google, os protocolos de segurança ainda são os antigos POP3 (recebimento) e SMTP (envio), ambos dos primórdios da expansão da internet, há cerca de 30 anos! Não é muito difícil que hackers criminosos tenham acesso aos dados de uma conta qualquer de e-mail. Isso sem falar nos riscos dos arquivos serem deletados da caixa por acidente pelo próprio usuário!

Controle de vigências, compromissos e prazos “de cabeça”

Quando cada área fica responsável por seus contratos, sem nenhum local central para realizar essas consultas, muita coisa relacionada aos documentos é feita de cabeça mesmo. O gestor do departamento sabe de suas responsabilidades e não há nenhum padrão em como é feito acompanhamento.

Riscos:

prestação de contas ou monitoramento do cumprimento das obrigações deficientes. Se a responsabilidade sobre os contratos de cada área inclui também a tarefa de armazená-los, surgem riscos de extravio de documentos ou danificação no manuseio. Quando tudo é feito dessa forma, é extremamente difícil implementar melhorias ou encontrar oportunidades, já que confiar na cabeça em uma era de tanta informação é o mesmo que confiar a segurança de um cofre à sorte.

Gestão de contratos não padronizada

Algumas áreas não possuem nenhum controle. Outras, mais organizadas, o fazem por meio de planilhas de Excel. E tem aquelas que fazem tudo por papeis, fichários e formulários impressos. O processo é personalizado e segue o estilo do gestor.

Riscos:

quando um processo é baseado na forma de trabalho de um profissional, fica suscetível a alterações bruscas no caso de sua saída da empresa. Além disso, quando um contrato precisa da atuação de vários departamentos, começam os problemas de entendimento, já que cada área precisa interpretar à sua maneira os diferentes padrões na organização dos contratos. No caso das planilhas eletrônicas ou controle físico (por fichários e formulários), o manuseio dos contratos continua baseado em cópias físicas e sujeitos a danos e extravios.

Como sair do risco

Quem vivencia essas práticas, certamente já conhece de perto os riscos, mas desconhece soluções. Uma delas é padronizar manualmente os processos em toda a empresa, fazendo o controle das datas por folhas de calendário, pelos fichários, realizar diversas cópias dos documentos com manuseio contínuo e deixar os originais e cópias de segurança armazenados em local seguro e centralizado. Neste caso, sempre que alguém precisar das informações terá de se deslocar até o local, ou pedir que alguém digitalize se estiver em atividade remota.

Outra solução, cada vez mais adotada pelas empresas, é a adoção de softwares de gestão de contratos, que permitem automatizar processos, criar lembretes de prazos e vigências para envio por e-mail, cálculo automatizado de serviços prestados e armazenar contratos e demais documentos digitalizados, que se tornam acessíveis a partir de qualquer computador quando necessário.

Sua empresa possui estratégias para controlar seus contratos? Deixe seu comentário!

Fonte: Sispro

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