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Gestor bombeiro x Gestor vigilante: tecnologia na gestão de contratos

Naquele dia, como em todos os outros, o gestor de uma empresa acordou pensando em quais “incêndios” teria de apagar nas próximas horas. Todo dia era a mesma história: chegar no escritório e lidar com uma pilha de urgências, sem qualquer chance de encontrar tempo para se organizar. Eram contratos por vencer, reajustes a serem negociados, obrigações não cumpridas…

Certamente a empresa e o gestor desconheciam oportunidades de melhoria, de organização, de criar uma cultura de prevenção, ao invés de apagar o fogo frequentemente. Não sabiam a utilidade e importância de ter ao lado a tecnologia na gestão de contratos.

Por lá, os contratos com clientes e fornecedores eram armazenados e manuseados sem qualquer padrão. Em casos críticos, os documentos sumiram e alguns clientes ficaram desamparados, sem ter o acordo cumprido. Graças ao talento e à boa capacidade de argumentação do gestor, eles concordaram em serem atendidos em um novo prazo, mas a relação com a empresa estará para sempre abalada.

Problemas em ignorar a tecnologia na gestão de contratos

Num mercado cada vez mais acirrado, os vencedores são definidos por detalhes. Neste cenário, o relacionamento com o cliente é um ativo precioso e perdê-lo custa caro. Já dizia Philip Kotler, guru do marketing e das vendas, que conquistar um novo cliente custa até sete vezes mais que manter um antigo.

Uma empresa se torna competitiva ao oferecer qualidade e agilidade em suas entregas com o melhor custo-benefício e, certamente, a falta de gestão de contratos vai prejudicar essa capacidade e, por consequência, afetar o relacionamento com os clientes. Se você duvida, pense nos problemas abaixo, além do já citado caso do descumprimento de acordos com os clientes:

• Fornecedores que não entregam o que prometem:

se não há controle nos contratos, é difícil fiscalizar o cumprimento das obrigações dos fornecedores. A empresa pode estar perdendo em prazos ou serviços mal prestados;

• Renovação automática que faz a empresa gastar ou perder dinheiro:

contratos próximos do fim de vigência podem ser renegociados caso não estejam trazendo benefícios para os dois

lados. É sempre uma oportunidade de conseguir termos mais favoráveis ou valores menores;

• Enorme tempo de trabalho gasto para relatórios e prestação de contas:

a falta de gestão de contratos faz gastar muito tempo até encontrar e reunir todas as informações para construir relatórios e prestação de contas para os clientes.

• Pendências judiciais por descumprimento:

custos com mediação ou processos judiciais, honorários de advogados… a maioria desses problemas são resultado da falta de planejamento e de uma gestão de contratos proativa.

As consequências nós já conhecemos, e costumamos chamá-las de “incêndios”, mas o problema é ter cabeça para organizar tantas demandas, vencimentos, contratos com necessidades e obrigações bem diferentes entre si. É aí que entra a tecnologia!

Por que aliar tecnologia na gestão de contratos?

A tecnologia é realmente uma aliada de quem busca melhorar os negócios. Bons exemplos são os softwares de gestão capazes de auxiliar as empresas na criação e execução de processos de gestão de contratos. Aliados importantes, esses softwares ajudam os gestores a se manter “vigilantes”, atentos a prazos, vigência, cláusulas e prestação de contas.

Entre as possibilidades oferecidas pelos softwares de gestão de contratos estão a centralização dos documentos, comprovantes de prestação de serviço, notas fiscais, facilidade de consulta e, principalmente, automação, já que o sistema emite avisos importantes durante o Ciclo de Vida do Contrato, como na proximidade do término de um contrato ou o período próximo da renovação.

Se você ainda não considera a adoção de um software de gestão uma escolha viável, certamente tem mais propensão a ser o “gestor bombeiro” e continuar apagando incêndios…

Sua empresa possui um sistema de Gestão de Contratos? Deixe seu comentário!

Fonte: Sispro

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