Como escolher um software de Gestão de Contratos | SISPRO
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Como escolher um software de Gestão de Contratos

Como escolher um software de Gestão de Contratos

Como escolher um software de Gestão de Contratos

No momento atual, em que as empresas buscam maior produtividade e menor custo, gerenciar contratos de forma eficaz impacta diretamente no resultado da empresa. Neste contexto, o uso de software como ferramenta que automatiza as atividades e dá agilidade ao processo de gestão de contratos se faz fundamental.

Existem no mercado diversos sistemas de gestão de contratos: desde os mais simples, passando pelas soluções generalistas, até os sistemas especialistas e os customizáveis. Então como selecionar um software que seja aderente ao processo de gestão e necessidades de sua empresa? Quais os requisitos que precisa atender? Enumeramos abaixo alguns pontos importantes.

Gestão virtual dos documentos

Não há dúvida de que o software de gestão de contratos deve registrar o documento formal com suas assinaturas, mas também deve registrar as minutas e as demais documentações envolvidas no processo, bem como as várias versões de cada documento e aditivos.

Com a digitalização dos documentos, tem-se rastreabilidade do histórico da negociação e uma gestão eletrônica de documentos (GED) que permite rapidez e agilidade no acesso aos contratos em qualquer local da empresa, evitando buscas físicas e extravio de documentos legais, que podem ficar em local seguro e centralizado.

Alguns softwares de gestão de contratos possibilitam criar campos configuráveis pelo usuário para armazenar características personalizadas dos Contratos. Este recurso agrega um conjunto de informações bem maior à vista, evitando a busca de dados no documento.

Calendário de Eventos e Alertas

O sistema deve prover o controle de eventos do contrato, gerando um calendário contratual, tanto com eventos operacionais como datas de entrega, compromissos e renovação, quanto com eventos financeiros como recebimentos de clientes, pagamento a fornecedores e certidões exigidas ciclicamente.

É importante também que o software tenha um serviço de mensageria deste calendário, de forma a enviar notificação de aviso e alertas dos compromissos aos gestores do contrato. Notificações de renovação e fim de contrato devem ser avisadas com antecedência, que deve ser configurável, para possibilitar negociações.

Com esta ação proativa do software evita-se perda de prazos ou esquecimentos de compromissos e consequentemente riscos e perdas financeiras.

Modelo de Contratos

Para garantir a padronização, mitigando riscos de esquecimentos, o software de gestão de contratos deve disponibilizar uma library de modelos de documentos de contrato, minuta e propostas para diferentes tipos de contrato. Com este recurso, a elaboração de contratos parte de uma base padronizada e requer apenas registro de cláusulas e partes específicas, sendo as demais obtidas do modelo e, portanto utilizando textos já validados e revisados, que não devem ser dúbios e nem conterem erros ou esquecimentos.

Multi moeda

Outro recurso importante no software de gestão de contratos é o registro dos índices utilizados para calcular as correções previstas nos contratos, de forma automática, por ocasião do evento de reajuste. Assim evitam-se riscos de cálculos extra-sistema ou perdas de prazos de correção.

Integração ao ERP

O sistema de gestão de contratos deve estar integrado ao software de ERP programando as parcelas de pagamentos e recebimentos no financeiro e recebendo o status das mesmas para gerenciamento do contrato. Tanto dos valores fixos, quanto dos valores variáveis decorrentes de medições.

Workflow

O software de gestão de contratos deve prover rotinas de workflow configuráveis para acompanhamento automatizado do ciclo de vida do contrato e registro de aprovações e autorizações digitais. Desta forma é possível padronizar os processos da gestão de contratos e evitar esquecimentos de atividades, além de agilizar o processo de comunicação do contrato na empresa.

Dashboard e consultas

Os painéis de controle configuráveis são fundamentais pois apresentam uma visão gerencial da gestão dos contratos com status de indicadores, gráficos de tendências, report de eventos em andamento e ocorrências de inconformidade. Apresentam, se necessário, a informação analítica de cada item.

O sistema também deve apresentar consultas e relatórios com diversidade de filtros e métodos de classificação que permitam extrair as informações de contratos segmentando por área ou finalidade.

Tecnologia

Considerando a exigência da vida moderna de urgência e interatividade é importante selecionar sistemas com tecnologia atualizada que permitam acesso a dispositivos móveis (celulares e tablets) e democratizem o acesso ao contrato deixando-o a disponível a qualquer momento e local. Para minimizar o investimento na aquisição da ferramenta, bem como minimizar os custos de manutenção, considere contratar softwares nas modalidades Cloud e/ou SaaS. Na SaaS não há aquisição de licenças de uso e sim a contratação de software como serviço. Já a Cloud disponibiliza o sistema na nuvem e dispensa investimentos em servidores, máquinas e preocupações de manutenções dos serviços de TI.

Qualquer que seja a modalidade que optar, assegure-se que o software possua um conjunto de regras configuráveis de forma flexível e aderente a política de acesso às informações da sua empresa, para evitar a perda de dados e manter o sigilo dos contratos quando necessário.

Fonte: Sispro Software EmpresarialBlog SISPRO Assine Gestão de Contratos