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Dez regras de ouro na implementação do BI

Implementação do BI SISPRO Blog ERP

No passado, as companhias gastavam muito dinheiro com BI, mas nem sempre conseguiam alcançar os resultados pretendidos. Prova disso, as reclamações dos usuários sobre a falta da qualidade dos dados e a dificuldade de utilização dos sistemas e ferramentas de BI, assim como relatórios incompletos ou dados imprecisos que impactam a tomada de decisões. Estas debilidades são causadas por fraquezas funcionais e organizacionais na implementação de projetos de Business Intelligence.

Particularmente com novos projetos de BI é essencial aprender com os erros do passado para que o novo projeto não falhe. Por isso compilamos dez dicas de ouro para a implementação do BI.

1. Definir os requisitos funcionais

Comece por indicadores de desempenho (KPI – Key Performance Indicators), que são o centro de qualquer aplicação de BI. A equipe do projeto, composta por colaboradores do departamento de TI e de outros departamentos da área de negócio, deve determinar que informação deve ser disponibilizada pelas aplicações de BI, quando devem estar disponíveis e em quais formatos.

2. Definir os grupos de usuários

A equipe do projeto deve definir quem são os usuários da solução de BI. Existem geralmente três grupos: usuários de relatórios gerais; os produtores e analistas que avaliam os dados; e finalmente os gestores que decidem os objetivos

3. Envolver os utilizadores já na fase inicial

Na fase inicial, o departamento de TI deve criar um protótipo simples da solução. Desta forma, é possível fazer revisões desde o início e assegurar que os requisitos essenciais serão incluídos. Na implementação de um projeto de BI, os colaboradores dos departamentos especializados devem sempre ser incluídos desde o início, uma vez que são esses indivíduos que, no futuro, irão trabalhar com as aplicações. Quando se testar o protótipo, esses colaboradores podem determinar se o projeto segue o escopo.

4. Ter o apoio da Gestão

A equipe do projeto deve ter apoio da gestão. Esta é a única forma de garantir que os objetivos corporativos, a curto e longo prazo, foram contemplados. A implementação é monitorada por indicadores de desempenho (KPI) permanentes daqueles resultados operacionais mais importantes.

5. Identificar os Indicadores de Desempenho (KPI) requeridos

São necessários valores operacionais para a gestão dos processos de uma companhia. A equipe de projeto deve defini-los em conjunto com o departamento da área de negócio. No manuseamento e produção de materiais, por exemplo, indicadores de desempenho tais como “custo do material por cada componente” ou “volume de negócio por colaborador” são variáveis fáceis de obter e que tornam mais fácil determinar se os objetivos foram alcançados ou não.

6. Garantir a integração e qualidade dos dados

Integração dos dados é um fator decisivo para o sucesso de um projeto de BI. A equipe deve identificar os sistemas operacionais nos quais a informação requerida está disponível e como os dados devem ser acessados. Se a qualidade dos dados brutos não for suficiente, isso deverá ser melhorado com as ferramentas de software apropriadas, capazes de dar acesso a todas as fontes de dados.

7. Descobrir as ferramentas de BI já disponíveis na empresa

Quando um novo projeto é iniciado, é necessário determinar se as ferramentas existentes devem continuar a ser utilizadas ou se devem ser substituídas completamente. Na maioria dos casos, é preferível garantir consistência na disponibilização da informação dentro da empresa.

8. Escolher o Software de BI correto

Com uma Proof-of-Concept (PoC), a equipe de projeto decide o software mais adequado, baseando-se geralmente em um briefing específico. Este procedimento permite à equipe de projeto garantir com maior grau de certeza se o software se adequa ao seu negócio.

9. Limitar o tempo de execução do projeto

Aqui aplica-se a velha regra: “Tudo o que dura mais que seis meses deixa de ser um projeto e passa a ser um problema.” Quando se implementa um novo projeto de BI, os departamentos especializados devem estar focados e proceder a partir de passos bem definidos. Os subprojetos devem ser desenvolvidos de modo a permitir que módulos executáveis e operacionais estejam disponíveis depois de dois ou três meses.

10. Ter em mente que um projeto de BI é um processo constante

Os requisitos das companhias mudam constantemente e o mesmo se aplica a uma aplicação de BI. Todas as soluções de BI têm de ser continuamente desenvolvidas e otimizadas em uma base permanente. Esta é a única forma de cumprir os requisitos

Lembre-se: o BI é, antes de tudo, uma tarefa de controle, compras, marketing e vendas. Os departamentos de negócio estão familiarizados com os requisitos individuais em termos de gestão da performance funcional e sabem quais parâmetros e dados são necessários para controlar os seus processos de negócio. O departamento de TI deve construir a infraestrutura de BI e assegurar uma operação confiável.

Sua empresa já possui uma ferramenta de BI? Deixe o seu comentário!

Fonte: cio.com.br

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