Ciclo de vida dos contratos: entenda cada uma de suas etapas
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Você conhece o ciclo de vida dos contratos? Saiba como acompanhar e entenda cada uma das etapas!

qual é o ciclo de vida dos contratos

Você pode nem ter reparado, mas todo contrato passa por diversas etapas. Elas são chamadas de ciclo de vida do contrato, que podem ser divididas nas seguintes fases: pré-contratação, contratação, pré-execução, execução e encerramento.

Para que você possa realizar uma gestão de contratos eficiente, é importante que conheça cada uma delas. Preparado? Então conheça o ciclo de vida dos contratos.

Ciclo de vida dos contratos

Conheça cada etapa do ciclo de vida dos contratos e veja para que ela serve. 

Pré-contratação

Nesta fase, é definido o objetivo do contrato, de acordo com o que a empresa necessita. Dessa forma, quando um departamento identifica que precisa contratar determinado serviço ou produto, o ciclo de vida do contrato é iniciado. O mesmo acontece quando a empresa identifica um cliente. 

É nesta fase que são definidos: 

  • o que vai ser contratado;
  •  o que vai ser entregue; 
  • exigências de certidões a serem entregues pelos fornecedores;
  • como se vai ser a entrega, onde, quando, entre outros. 

Resumidamente, podemos dizer que é a etapa de negociação informal do que deverá constar no contrato. 

Contratação

É a etapa da negociação e da formalização do contrato. Tudo o que foi sugerido na pré-contratação é analisado pelas partes. Nesta fase, pode haver vários ajustes, até que todos os itens sejam acordados. 

Vale ressaltar que a formalização deve ser feita, de forma que todos os direitos e deveres do contratado e do contratante sejam definidos. Dentre eles, é importante citar sobre a possível necessidade de realizar medições, vistorias e formalização da entrega, por exemplo. Depois do documento pronto, ele deve ser assinado pelas partes. 

Pré-execução

Esse é o tempo entre a assinatura  do contrato e o início da execução do mesmo. É o momento no qual as partes planejam a execução técnica e administrativa do contrato. É quando, por exemplo, o local é preparado ou equipamentos necessários são alugados. 

Quando pensamos em administração, é nesta fase que a gestão do contrato é iniciada. A documentação do processo precisa ser compilada e armazenada, de forma que os gestores tenham acesso. 

O setor financeiro também precisa receber o fluxo de pagamentos e o calendário de entradas deve ser cuidadosamente elaborado. Todo os departamentos, que estejam envolvidos em qualquer etapa do que foi descrito no contrato, devem ser notificados. 

Execução

A maior fase do ciclo de vida dos contratos é esta. As entregas do objeto do contrato e demais itens acordados deverão ser realizados. Para isso, é preciso controlar:

  • o cronograma do contrato;
  • as vistorias;
  • medições;
  • pagamentos e demais atividades.

Caso se faça necessário, é nesta fase que os aditivos são acordados e possíveis   prorrogações e/ou renovações do contrato são realizados. 

Encerramento

Quando da data do contrato expira, chega ao encerramento. Isso só acontece quando a renovação não foi acordada. É a hora de ver se todos os eventos previstos foram cumpridos, de acordo com o acordado. Além disso, é necessário ter a certeza de que os documentos estão em dia, antes do encerramento. 

Cada etapa do contrato é de extrema importância. A SISPRO tem como deixar todas essas fases mais simples. Entre em contato conosco!