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Para ter sucesso no eSocial

Marli Vitória Ruaro (*)

Diferentemente do SPED que está substituindo as obrigações fiscais paulatinamente, o eSocial eliminará imediatamente e de uma só vez, várias obrigações do empregador para com a previdência social (INSS e Ministério da Previdência), FGTS (Caixa Econômica Federal), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e Receita Federal do Brasil.

Segundo o coordenador de Sistemas de Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro Fontes, o eSocial é um projeto com alto índice de integração e irá unificar vários processos de trabalho também dentro da Receita Federal, tais como a geração de guias, o controle de compensação, o controle de certidão negativa e outros, todos ao mesmo tempo. Por isto, no momento em que a empresa entrar em produção no ambiente do eSocial, não será mais possível emitir GPS e DARF avulsas, por exemplo.

A folha de pagamento, que sempre foi um evento crítico nas rotinas de RH, passa a ficar ainda mais crucial, já que ao enviar a remuneração de um determinado funcionário para o eSocial, o empregador deve garantir que este funcionário conste na base de dados RET – Registro de Eventos Trabalhistas. A base de dados RET de cada empresa ficará armazenada no ambiente nacional do eSocial e poderá ser acessada a qualquer momento. Chamada de “base de ouro” por Daniel Belmiro, a RET substituirá o Livro Registro de Empregados e a própria Folha de Pagamento que, como na NF-e, deixarão de existir em papel e passarão a existir apenas de forma eletrônica. E mais, o fechamento da folha de pagamento constituirá confissão de dívida e acionará a geração dos documentos de arrecadação para os diversos órgãos governamentais.

Justamente em função do grau de integração e da quantidade de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias que irá substituir, o eSocial é um caminho sem volta.

Para ter sucesso num projeto desta criticidade, muito além do aspecto técnico envolvido, são necessários planejamento e comprometimento das diversas áreas da empresas que terão as suas rotinas profundamente modificadas.

Dentro da estratégia de adoção do eSocial é importante que as empresas observem alguns pontos que certamente farão toda a diferença para que o projeto seja bem sucedido e tenha seu custo de implantação minimizado. Alguns destes pontos de atenção também foram destacados pelas empresas que participam do projeto piloto do eSocial, em evento realizado recentemente. São eles :

– Obter o patrocínio da alta direção da empresa (presidência e diretoria), com conscientização do impacto e da quebra de paradigmas na cultura da empresa, pois, a obrigação pelas informações e pela entrega do eSocial passa a ser um combinado de responsabilidades;

– Criar um comitê interno que seja responsável pelo projeto e que também se encarregue de disseminar as informações e entendimentos a respeito, fazendo circular a informação dentro da empresa, para que todos fiquem entendendo do processo;

– Propiciar, incentivar e garantir a comunicação entre os setores contábil, financeiro, fiscal, RH, jurídico e TI, para viabilizar a execução do projeto;

– Determinar quais são os agentes e qual a importância do papel de cada um no projeto envolvendo RH, contabilidade, fiscal, jurídico, TI e agentes terceirizadores;

– Equalizar o conflito de papéis: quem é o responsável pelo projeto?

– Revisar os processos da empresa e efetuar as adaptações necessárias para aderência ao eSocial;

– Mapear quais são as informações necessárias para oeSocial indicando se já estão disponíveis nos sistemas internos e como serão obtidas;

– Garantir o compliance legal, inclusive em informações básicas como as tabelas de incidência de INSS, FGTS, IRRF, RAT e FAP;

– Investir em sistemas e integrações;

– Sanear os cadastros e a base de dados para viabilizar a carga inicial no ambiente nacional do eSocial; se não houver carga inicial não há registro de admissão, demissão ou pagamento de funcionários e todo o processo fica paralisado;

– Promover mudança cultural, principalmente nas pequenas empresas, quanto ao cumprimento dos prazos legais relativos aos eventos trabalhistas. Por exemplo: enviar a admissão do funcionário antes de enviar a folha de pagamento para o ambiente nacional do eSocial;

– Se a empresa terceiriza a folha de pagamento, verificar se no processo há pontos de controle sobre as guias de impostos emitidas pelas empresas de contabilidade, com controle de transmissões e protocolos efetuados.

(*) Coordenadora de projetos da Sispro, fornecedora de software de gestão, ERP – 30/10/13



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