eSocial: uma realidade que traz segurança para as empresas
O eSocial já é uma realidade em muitas empresas, e em julho inicia para a grande maioria de empregadores do pais, fazendo em 2018 uma revolução nas rotinas de Recursos Humanos. Revolução esta que traz a oportunidade para as empresas corrigirem falhas atuais em seus processos, buscando uma conformidade com a legislação, assim mitigando erros e evitando penalidades.
Desde janeiro deste ano, cerca de 15.000 empresas já estão implementando o eSocial.
Nos dois primeiros meses do ano iniciou-se a fase 1, que consiste no envio de informações do cadastro do empregador e tabelas gerais, como lotações e horários.
A fase 2 iniciou em 1º de março de 2018, e tem maior criticidade, pois abrange o cadastro de empregados e as atividades de rotina do dia a dia do RH. Nesta fase as empresas devem enviar o cadastro completo dos trabalhadores e os chamados eventos “não-periódicos” (eventos que acontecem em datas incertas como admissão, afastamento e desligamento).
O envio de informações ao eSocial traz uma exposição fiscal às empresas, que anteriormente não existia. O eSocial, ao registrar o cadastro de todos os empregados no país e os eventos que ocorrem, permitirá uma fiscalização automática nesta base de dados.
Até então, apenas 3% das empresas eram fiscalizadas no Brasil, em média, e com o eSocial o universo cresce para 100%.
A legislação não foi alterada pelo eSocial. Apenas a Reforma trabalhista trouxe mudanças que não dependem do eSocial. Mas o risco de identificação de irregularidades fica maior, uma vez que as informações estando catalogadas e formalizadas na eSocial, permitindo cruzamentos e validações automáticas.
É importante que as empresas revisem seus processos para garantir que as informações enviadas ao eSocial estão completas, corretas e em total acordo com a legislação. O que abrange pequenos detalhes, como não esquecer de informar algum dado obrigatório e cumprir rigidamente os prazos legais. Detalhes que passavam despercebidos, uma vez que a informação não era submetida a verificações.
O RH tem a missão de liderar a preparação da empresa para o eSocial, o que inclui além de revisar processos, ajustar coletas de dados e sensibilizar toda a empresa.
Para apoiar o RH o essencial é contar com um sistema especialista de eSocial integrado ao sistema de RH da empresa.
Sistema esse que, além de controlar a comunicações e envio de informações ao eSocial, possibilite automatizar tarefas, validar dados e criar rotinas que identifiquem previamente falhas, permitindo a correção previa e reduzindo a chance de erro.
O eSocial está iniciando em 2018, mas seu calendário se estende além deste ano. Para 2019 já tem agenda de implementação dos eventos de SST no eSocial, que demandará muita atenção das empresas.
Por enquanto, na fase 2, que se estende até 30 de abril de 2018, a atenção das empresas deve estar voltada para o envio o quanto antes do cadastro de todos seus empregados, para não afetar o envio dos eventos periódicos.
Por exemplo, se ocorrer afastamento de um empregado, este fato deve ser comunicado ao eSocial, e isto só será possível se o cadastro deste trabalhador estiver na base do eSocial. Caso não esteja, é necessário enviar o cadastro, para só depois enviar o afastamento.
A Sispro pode auxiliar sua empresa na implantação do eSocial, veja como em SISPRO RH eSocial.
