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É preciso atenção aos prazos da fase 2 do eSocial

Desde início de março as empresas do grupo 1 de obrigatoriedade do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) estão enviando os eventos não periódicos: os dados de trabalhadores e vínculos. São os chamados eventos não periódicos.

Não obstante, ainda há dúvida sobre os prazos das informações a serem transmitidas.

Na fase 1 as empresas do grupo 1, as que tiveram faturamento anual em 2016 superior a R$ 78 milhões, tiveram dois meses para enviar ao eSocial os eventos de tabelas e de identificação do empregador. A fase que iniciou em 1º de janeiro e encerrou em 28 de fevereiro, tinha como desafio colocar em produção o processo de comunicação entre o sistema de eSocial de cada empresa e o ambiente nacional do eSocial.

Na sequência, veio a fase 2 que iniciou em março e se encerra em 30 de abril de 2018. Durante esta fase o empregador deve enviar ao eSocial o cadastro inicial de empregados e os eventos não periódicos.

Envio do cadastro inicial de trabalhadores

É na fase 2 que as empresas devem transmitir ao eSocial o cadastro de seus trabalhadores.

A empresa deve transmitir ao eSocial até o final da fase 2 o cadastro de todos seus empregados ativos em 28 de fevereiro de 2018. Ou seja, os empregados ativos, mesmo que afastados, devem ter seu cadastro enviado até o dia 30 de abril de 2018.

Este prazo de 30 de abril pode ser antecipado pela necessidade da própria empresa enviar ao eSocial algum evento referente a um empregado. Se a empresa necessitar transmitir um aviso prévio no dia 20 de abril, o cadastro do funcionário em aviso prévio deverá ser transmitido antes do evento “S-2250 Aviso Prévio”.

Apesar do prazo de 30 de abril, é recomendado, antecipar a transmissão destes cadastros, para que as empresas tenham tempo para realizar eventuais ajustes que surgirem durante a transmissão das informações. Desta forma, a empresa evita o risco de não conseguir cumprir o prazo exigido pela obrigação, devido a imprevisto ou eventual congestionamento que possa ocorrer nas transmissões no final do prazo.

  • S-2200 – Admissão/Ingresso de Trabalho, e
  • S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo Emprego/Estatuto – Início.

Envio de eventos não periódicos

Os eventos não periódicos são os acontecimentos que envolvem a relação do empregado com a empresa e que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, como a admissão e o afastamento.

Estes acontecimentos ou eventos são regulado por leis trabalhistas, previdenciárias e fiscais e se submetem aos prazos destas legislações. Nem todos os eventos têm o mesmo prazo para execução, daí a necessidade de o empregador estar atento para cumprir efetivamente os prazos individuais.

No eSocial, os eventos não periódicos têm prazo definido conforme determina a legislação. No caso de eventos cuja legislação não determina prazo diferenciado, o eSocial também estipulou um prazo a fim de que sejam evitadas inconsistências.

O Manual de orientação do eSocial apresenta o prazo de cada evento não periódico, mas também salienta que o “melhor momento para se transmitir os eventos não periódicos” é imediatamente após a sua ocorrência, afim de evitar “congestionamento de redes pela transmissão de última hora”.

Na tabela abaixo relacionamos os eventos não periódicos e seus respectivos prazos:

Evento Prazo de envio
S-2190   

Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar

Até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço pelo trabalhador admitido.

 

* No caso de admissão na data de início da fase 2, o prazo é o próprio dia da admissão.

 

** Deve ser utilizado quando o empregador não puder enviar o S-2200.

S-2200   

Admissão/Ingresso de Trabalho

Até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação dos serviços.

 

* Quando o empregador enviar o S-2190, o prazo de envio do S- 2200 é até o dia 7 do mês subsequente ao da sua ocorrência ou antes do envio de qualquer outro evento relativo ao trabalhador.

 

** Antecipando-se para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário.

 

*** No caso de admissão na data de início da fase 2, o prazo é o próprio dia da admissão.

S-2205

Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador

Até o dia 7 do mês subsequente ao mês de referência

 

* Ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração cadastral.

S-2206   

Alteração de Contrato de Trabalho

Até o dia 7 do mês subsequente ao da competência informada no evento

 

*Ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração contratual.

S-2230   

Afastamento Temporário

Até o até o dia 7 (sete) do mês subsequente da sua ocorrência ou até o envio dos eventos mensais de remuneração a que se relacionem.

 

* Até o 16º dia da sua ocorrência, em afastamento temporário ocasionado por acidente de trabalho, acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença com duração superior a 15 (quinze) dias.

 

* No 16º dia do afastamento, em afastamento temporário ocasionado pelo mesmo acidente, agravo de saúde ou doença, que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias e totalizar, na somatória dos tempos, duração superior a 15 (quinze) dias, independentemente da duração individual de cada afastamento (devem ser enviados, isoladamente).

 

S-2250   

Aviso Prévio

Até 10 dias de sua comunicação.
S-2260   

Convocação Trabalho Intermitente

Antes do início da prestação de serviços para a qual o empregado está sendo convocado.
S-2298   

Reintegração

Até o dia 7 do mês seguinte a que se refere a reintegração.

 

* Desde que não ultrapasse a data do envio do evento S-1200 ou o S-1202 do trabalhador a que se refere.

S-2299   

Desligamento

Até 10 dias seguintes à data do desligamento.

 

* Desde que não ultrapasse a data do envio do evento S-1200 ou o S-1202 do trabalhador a que se refere.

 

** No caso de desligamento por sucessão, o prazo de envio é até o dia 7 do mês seguinte ao do desligamento.

S-2300   

Trabalhador Sem Vínculo Emprego/Estatuto – Início

Até o dia 7 do mês subsequente ao da sua ocorrência

 

* Desde que não ultrapasse a data do envio do evento S-1200 ou o S-1202 do trabalhador a que se refere

S-2306   

Trabalhador Sem Vínculo Emprego/Estatuto – Alteração Contratual

Até o dia 7 do mês seguinte à ocorrência da alteração.

 

* Ou antes do envio do evento “S-1299 – Fechamento de Eventos Periódicos”. O que ocorrer primeiro.

S-2399    Trabalhador Sem Vínculo Emprego/Estatuto – Término Até o dia 7 do mês seguinte ao término da contratação/prestação de serviço/ cessão/ exercício do cargo em comissão ou função

 

* Ou antes do envio do evento “S-1299 – Fechamento de Eventos Periódicos”. O que ocorrer primeiro.

Fase 3: Envio dos eventos periódicos

A fase 3 do eSocial inicia em 1º de maio de 2018 para as empresas do grupo 1, as que tiveram faturamento anual em 2016 superior a R$ 78 milhões.

Nesta fase, as empresas deverão transmitir ao eSocial os dados referentes às folhas de pagamento.

Conforme notícia publicada no portal do eSocial, o eSocial estará disponível para eventos periódicos de grandes empresas em 08/05, quando o webservice estará acessível para realizar o recebimento destes eventos.

Nesta ocasião, as empresas devem estar com seus sistemas de eSocial já adaptados à versão 2.4.02 do leiaute, bem como às Notas Técnicas nº 1/2018 e nº 2/2018, publicadas respectivamente em 23/03/2018 e 12/04/2018, e que promoveram ajustes neste leiaute.

A data de 8 de maio foi escolhida para garantir uma “melhor performance do sistema, pelo aumento de acessos pelos empregadores domésticos até o dia 7” do mês, evitando assim problemas durante o fechamento da folha dos empregados domésticos.

Devido a esta medida, na notícia foram divulgadas orientações que as empresas devem seguir:

  • “Os dados de eventos de folha devem abranger todo o mês de maio, desde o dia 1º”.
  • “Caso haja desligamento entre os dias 1º e 7 de maio, o evento de desligamento (S-2299 ou S-2399) deverá ser enviado a partir do dia 8 de maio, incluindo as informações de verbas rescisórias (grupo verbsRec)”.
  • “Os eventos não periódicos (admissões, afastamentos, férias, etc.), além dos eventos iniciais e de tabelas, continuam sendo recebidos normalmente pelo sistema, inclusivo no período de 1º a 7”.

Estas orientações constam também da Nota Orientativa nº 5/2018 publicada no portal do eSocial.



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