Artigo: Desmaterialização das Juntas Comerciais

Federal - 2008/1701 - Aleluia!!! Nasceu a Junta Comercial Digital - Desmaterialização das Juntas Comerciais

Por: Nivaldo Cleto

Pode acreditar, no ano da graça de 2008, finalmente, aconteceu uma mudança histórica em relação aos atos e documentos arquivados nas Juntas Comerciais. A publicação da INSTRUÇÃO NORMATIVA DNRC Nº 109, de 28/10/2008, torna possível o registro e arquivamento de atos das empresas de maneira totalmente eletrônica, isto é, sem a impressão do papel e sem a necessidade de escanear um só documento assinado pelas partes.

Imagine, num futuro breve, o fim de montanhas e mais montanhas de papéis; bem assim, o alívio para a Sociedade, com a redução dos custos de manuseio e armazenamento de toneladas de documentação, por parte dos órgãos públicos, das empresas e dos cidadãos em geral. Pela diminuição do consumo (desnecessário) de papel, até a natureza, penhorada, agradece.

Para entender esse novo processo é preciso pensar que o documento eletrônico será gerado da mesma forma com é feito, hoje em dia. Num editor de texto eletrônico (Word, por exemplo), só que não haverá mais necessidade de imprimir em papel para posteriormente ser assinado pelas partes. O arquivo eletrônico *.DOC será assinado através da Certificação Digital ICP Brasil, tendo a assinatura, no meio eletrônico, a mesma validade da assinatura de próprio punho.

Muitos empresários, advogados e contadores já utilizam a Certificação Digital para acessar os serviços eletrônicos da Receita Federal do Brasil, sistema e-CAC, entregar obrigações acessórias (DCTF e DACON Mensal, Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica do Lucro Real); para protocolar processos no Judiciário, movimentar contas bancárias, fechar contratos de câmbio, dentre outras utilidades que abordaremos mais adiante.

Vamos imaginar que um Contrato Social ou uma Ata foi redigida e gerada num documento eletrônico do Word. Posteriormente, esse arquivo é materializado e, em seguida, enviado para os sócios ou acionistas assinarem individualmente, de próprio punho, rubricando todas as vias que fazem parte do conjunto de folhas.

Agora, visualizemos esse processo de assinaturas sem a necessidade de imprimir o arquivo eletrônico do Contrato ou Ato a ser assinado. Irei exemplificar passo-a-passo:

1.Para que essa assinatura no meio digital seja possível, o cidadão deverá adquirir no mercado um Certificado Digital com nível de segurança A-3. Podemos encontrar nos sítios da:
Certisign (www.certisign.com.br)
ACFenacon (www.acfenacon.com.br)
Serasa (www.serasa.com.br)
Imprensa Oficial (www.imprensaoficial.com.br)
Correios (www.correios.com.br) e outros.
2.O custo dessa certificação varia de acordo com o produto escolhido pelo cliente. Para um certificado válido por três anos (os preços partem de R$ 120,00 até R$ 400,00). Com a massificação da CD para as PMEs, em breve, haverá uma sensível redução do custo dessa certificação digital.
3.Para assinar o documento com a certificação digital será necessário baixar um aplicativo na Internet. Esse aplicativo é gratuito. Encontra-se disponibilizado no sítio do ITI - (www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/DownloadSw) .
4.O "assinador" das Juntas Comerciais deverá fazer parte de um programa a ser disponibilizado pelo DNRC, que fará a validação e assinatura do documento eletrônico a ser enviado ao Registro do Comércio.
5.De posse do "assinador", que permite múltiplas assinaturas, o cidadão coloca o arquivo numa bandeja eletrônica, em seguida efetua a assinatura digital, validando o arquivo (para assinar o documento o usuário deverá sempre estar conectado com a internet), em seguida repassa para os demais assinarem com os seus certificados digitais, até concluir o processo.
6.Suponha que o documento acima foi assinado por três sócios e por duas testemunhas. Lembre-se de que as assinaturas foram realizadas no meio eletrônico, sem a impressão do papel.
7.O programa "validador" e "assinador" a ser disponibilizado pelo DNRC irá se encarregar de transmitir o arquivo digital para as Juntas Comerciais através da internet, da mesma forma que fazemos o envio das declarações do imposto de renda das pessoas físicas. Paralelamente, as Juntas Comerciais irão controlar o pagamento das custas, também de forma eletrônica.
8.Uma vez assinado o documento, validado e transmitido para as Juntas Comerciais, esse arquivo passará por um processo chamado Workflow, dentro das Juntas, ou seja, de forma eletrônica o documento irá ser distribuído, enviado ao Assessor Técnico ou Vogal, que fará a análise de forma totalmente eletrônica, para constatar se as formalidades legais foram cumpridas. Não há mudança na legislação, apenas na forma de tramitar os documentos, ao invés de papel, serão arquivos eletrônicos.
9.Em caso de exigência não existirá mais a possibilidade de o usuário substituir uma frase sequer do ato objeto do registro, sem colher as assinaturas digitas de todos os envolvidos, novamente. Isso ajudará na eliminação de fraudes, pois o documento não poderá ser modificado. Depois de assinado, gera um código criptográfico que impossibilita a alteração do documento, sem que haja a alteração do código (Hash Code).
10.Cumpridas as formalidades legais, da mesma forma que ocorre no mundo real, a empresa receberá um número de registro do ato na Junta Comercial, com a assinatura digital do Secretário Geral.
11.O documento eletrônico será devolvido ao usuário com um código que possibilite a consulta pela sociedade sobre a veracidade do registro do ato, como acontecem com as certidões negativas, notas fiscais eletrônicas, despachos judiciais, e outros serviços que podem ser consultadas a qualquer momento via internet.
12.Sempre que o portador necessitar enviar esse documento para terceiros, o mesmo poderá ser enviado ou de forma eletrônica ou ainda impresso com um código que possibilite a consulta online da veracidade no sítio das Juntas Comerciais ou DNRC.

Acho que agora ficou mais fácil de entender como funcionará o Registro Mercantil Digital ou a Junta Comercial Digital.

O sistema de assinatura em contratos eletrônicos já funciona com sucesso em alguns Bancos, aonde os contratos de câmbio são criados na forma digital e todas as assinaturas são efetivadas num sistema utilizando a certificação digital.

Orgulho-me de fazer parte do grupo que, com minha pequena contribuição como usuário de certificação digital, ajudou na criação dessa Instrução Normativa. Desde que exerci a presidência da Junta Comercial de São Paulo, entre 2001 e 2002, sonhava com uma Junta moderna, dinâmica, liberta da burocracia, com zero possibilidade de fraudes. Enfim, dentro do espírito de cidadania, prestando um bom serviço à Sociedade, com redução do custo Brasil.

Espero que em breve ocorra a disponibilização dos programas para colocar em prática esses novos procedimentos do Registro Mercantil Digital.

Quero deixar bem claro que a aplicabilidade dessa norma não eliminará jamais a necessidade dos Assessores Técnicos e dos Vogais, pois o avanço tecnológico sempre necessitará da interveniência humana. As variáveis na Legislação do Registro Mercantil são inúmeras e, no meu entendimento, jamais um sistema poderá parametrizar uma automatização, dentro de um complexo sistema de redação de contratos, sem a interferência do homem; pelo menos durante esta geração.

Mais uma vez, alerto os profissionais diretamente ligados a esta área, como Contadores, Advogados e Administradores, para a necessidade de se atualizarem o quanto antes. Caso contrário, farão parte do grupo dos excluídos da Era Digital, portanto, fadados à extinção.

O mundo todo gira nesse sentido. A juventude atual nasceu (e está sendo formada) na era da internet. Os futuros dirigentes do mercado, obviamente, irão contratar profissionais atualizados (e plugados) na tecnologia Digital. Inexoravelmente, não haverá emprego para um Jurássico "Panteão".