Melhores Práticas para Contratos Empresariais

Profissionais de Departamentos como Suprimentos ou TI podem estar se perguntando como melhorar a gestão de seus contratos. Como evitar a perda (ou a falta de antecedência para execução) de eventos importantes, tal como a renovação contratual; ou até mesmo algo mais simples: como evitar a perda dos contratos, fisicamente?
Seguem abaixo algumas práticas que são resultado de pesquisas com empresas de padrão mundial, que estão colhendo melhorias substanciais na gestão de seus contratos com a utilização destas práticas:
 
1. Crie uma Metodologia de Gestão de Contratos: ela descreve um processo lógico e organizado, ainda que flexível, pelo qual a empresa compra ou vende produtos e serviços. Ele define todas as etapas requisitadas e claramente define as regras e responsabilidades de todos os envolvidos. Algumas empresas têm o processo em uso detalhando as regras e responsabilidades dos colaboradores, em todos os estágios da contratação, que inclui venda ou aquisição através de negociação, criação do contrato comercial, através de gerenciamento de projeto e administração de contrato. A medição e controle dos SLAs (Níveis de Serviços) dos contratos, como papel dos gestores dos contratos, pode ser um dos benefícios tangíveis da implementação desta metodologia.
 
2. Utilize um sistema de Gestão de Contratos: Várias empresas estão utilizando sistema de gestão de contratos corporativo como uma ferramenta para gerar requisições eletrônicas, submeter propostas, gerar contratos, trocar informações sobre contratos e armazená-los, monitorar seus eventos críticos, como parte de uma aplicação corporativa maior, multifuncional e integrada. Na verdade, várias grandes empresas fabricantes e de varejo, como a Wal-Mart, requisitam que seus fornecedores reduzam o ciclo de tempo em seus processos de compra, cortem custos, aumentem produtividade, e melhorem o serviço ao cliente.
 
3. Simplifique os padrões de Termos e Condições Contratuais (Ts e Cs): Várias companhias utilizam padrão Ts e Cs que são desnecessariamente longos, exageradamente legais, e dificultam o entendimento. Mais empresas estão percebendo que tais termos e condições são vistos de forma negativa pela outra parte e constituem obstáculos para negociações bem sucedidas. Alguns estão atacando o problema de frente, reescrevendo seus padrões de termos e condições em linguagem que é clara, concisa e fácil para todas as partes envolvidas entenderem. Os principais negociadores de contratos entendem o poder, valor, e o risco associado aos Ts e Cs.
 
4. Desenvolva e Mantenha uma Central de Conhecimento de Gerenciamento de Contratos: As companhias estão aumentando a percepção sobre o valor de captura, armazenamento e transferência do conhecimento, em relação aos dados atuais ou históricos, sobre clientes, fornecedores, planos de negociação de contratos, resultados de negócios, e contratos atuais. Uma central de conhecimento, idealmente, pode incluir uma base de dados (fácil de usar e ao alcance de todas as pessoas que podem ter acesso) e focada nos grupos de interesse ou grupos de práticas (para compartilhar informações e conceitos com os colegas).
 
Como conclusão, temos que é vital para as empresas privadas ou públicas, que suas lideranças percebam o valor do gerenciamento de contratos como um aspecto crítico de integração da gestão do negócio para ajudar as organizações a atingir suas missões de forma eficiente e a melhor relação custo benefício.
 
Fonte: 
Walter Freitas  
 
 
CLM e Contratos Sispro
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