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Software de Gestão - Sistema de Contratos

Sistema de Gestão de Contratos

  1. Gerencia os contratos com clientes e fornecedores, envolvendo contratos de compras, vendas, aluguéis, manutenções, serviços e todos os documentos relacionados.
  2. Controla vigências, reajustes e eventos, com ação proativa, informando o gestor do contrato por e-mail sobre todas as pendências e ocorrências.
  3. Permite criar novo aditivo, mantendo as informações do aditivo anterior.
  4. Permite renovação de um contrato ou lote de contrato.
  5. Gera parcelas dos valores para posterior geração de dados para o financeiro, de acordo com as regras do contrato.
  6. Armazena as imagens dos contratos e dos documentos vinculados eliminando o manuseio do contrato original.
  7. Proporciona transparência e visibilidade na gestão dos contratos.
  8. Gera com facilidade o histórico dos eventos.
  9. Gera agenda pró-ativa de ações.
  10. O sistema garante que todas as cláusulas pactuadas sejam devidamente respeitadas, proporcionando redução dos passivos, riscos e custos.

O software de Gestão de Contratos controla desde a criação de um contrato até seu encerramento, gerenciando com eficácia todas as fases do Ciclo de Vida do ContratoCLM - Contract Lifecycle Management ):

  1. Rascunho do contrato.
  2. Negociação.
  3. Armazenamento da imagem do contrato e documentos em meio eletrônico.
  4. Ajustes e administração na execução dos contratos adequando-os à legislação vigente e às regras da empresa.
  5. Renegociação (o sistema avisa com antecedência sobre o prazo de renovação do contrato).
  6. Otimização (contínua melhoria dos contratos).

Funcionalidades do sistema de Gestão de Contratos:

  1. Trata contratos jurídicos e contratos não jurídicos (ex.: Propostas).
  2. Cria grupos de gestores dos contratos que serão utilizados para determinar a restrição de permissões de acesso a cada usuário habilitado.
  3. Cria visibilidade dos usuários habilitados e do contrato que serão utilizados para determinar a restrição à visibilidade de Estrutura Hierárquica Organizacional, isto é, quais Empresas e/ou Estabelecimentos que o usuário e o contrato terão visibilidade.
  4. Cria campos variáveis configuráveis pelo usuário, para armazenar características especiais dos contratos ou objetos.
  5. Registra mais de um cliente/fornecedor no mesmo contrato, possibilitando informar percentuais para rateio de cobrança/pagamento.
  6. Informa rateio de custos/lucros por centro de custo ou outra estrutura configurável pelo usuário (produtos, projetos, unidades de negócio, etc.).
  7. Trabalha com diversos tipos de produtos ou serviços (objetos do contrato), podendo no mesmo contrato contemplar mais de um produto ou serviço.
  8. Disponibiliza o contrato para consultas de forma prática e ágil através da WEB, com possibilidade de vincular imagem do contrato e documentos.
  9. Acompanha eventos importantes pactuados, alertando atrasos e possibilitando vincular o pagamento à execução de uma ou mais ações.
  10. Trata a data de validade dos eventos.
  11. Anexa a imagem do documento associada ao próprio Evento e a pré-fatura.
  12. Possibilita a visualização de todos os pagamentos / cobranças.
  13. Envia e-mail de avisos nas principais funcionalidades.
  14. Serviços de acessos via SMS ( Short Message Service ) em Português, Inglês e Espanhol nas principais funcionalidades.
  15. Controla de forma pró-ativa a vigência dos contratos, avisando antecipadamente a aproximação do final de vigência.
  16. Registra cancelamento (resilição) e suspensões do contrato possibilitando informação de motivos pré-definidos para extração de dados estatísticos.
  17. Cria aditivo para registrar qualquer modificação contratual, mantendo o histórico do contrato.
  18. Trata contratos com valor fechado, valor pré-estabelecido no contrato e valores dependentes da medição da quantidade de serviço prestado ou unidades consumidas.
  19. Reajusta os contratos, utilizando qualquer índice ou taxa pré-definidos, mantendo histórico de todos os reajustes realizados.
  20. Proporciona segurança de que os pagamentos e cobranças são realizados de acordo com os valores e condições pactuadas, sendo integrados com sistemas de Recebimento, Contas a Pagar e Faturamento.
  21. Possibilita o acesso à Consulta dos Erros e Avisos condicionais nas principais funcionalidades.
  22. Gera relatório parametrizado de contratos.
  23. Cadastra condição no momento em que ela é necessária.

A SISPRO oferece não apenas o software de gestão de contratos, mas uma solução completa de serviços de consultoria CLM para garantir que todas as cláusulas estabelecidas na negociação dos contratos sejam devidamente respeitadas.A metodologia Sispro de Gestão de Contratos proporciona a rapidez e agilidade que as empresas desejam, otimizando o processo de controle e gerenciamento de todo o Ciclo de Vida dos Contratos ou CLM ( Contract Lifecycle Management ).

  1. Dê vida aos contratos de sua Empresa com o sistema SISPRO Gestão de Contratos.
  2. Gerencie de forma centralizada seus inúmeros contratos simultaneamente.
  1. Saiba com antecedência os prazos de renovação dos seus contratos. 
  2. Autorize pagamentos com segurança usando o  sistema SISPRO Gestão de Contratos. 
  3. Armazene seus contratos em meio eletrônico e localize facilmente contratos e aditivos. 
  4. Controle os contratos de sua empresa de forma integrada ao seu ERP ou de forma independente. 
  5. Gere relatórios personalizados com total flexibilidade. 
  6. Controle os eventos dos seus contratos, tais como: datas de entrega e assinatura.
O sistema de Gestão de Contratos abrange uma série de benefícios, entre os quais:
  1. Proporciona transparência na gestão de contratos.
  2. Gera maior visibilidade na direção e gestão de contratos.
  3. Integra todas as informações.
  4. Organiza o acervo de contratos.
  5. Gera com facilidade o histórico dos eventos.
  6. Gera agenda pró-ativa de ações.
  7. Oferece produtividade na administração da carteira de contratos.

 

Software de Gestão - Sistema de Contratos

 

Conheça as 10 razões para uso de um eficiente sistema de Gestão de Contratos:

  1. Saber se as empresas contratadas estão realizando as ações pactuadas nas negociações, bloqueando o pagamento caso as obrigações não tenham sido cumpridas.
  2. Controlar se a empresa contratada apresentou todos os documentos necessários à prestação do serviço e se estes estão no prazo de validade.
  3. Controlar se a quantidade de serviço prestado ou unidades consumidas cobradas pelo fornecedor estão corretas e respeitando a negociação contratual.
  4. Garantir que os valores cobrados estão sendo reajustados de acordo com as cláusulas contratuais e que os descontos estão sendo concedidos.
  5. Iniciar antecipadamente as negociações para renovação de um contrato, com antecedência suficiente para avaliar outros fornecedores e para não ficar sem a prestação do serviço.
  6. Eliminar a armazenagem e recuperação de contratos em papel.
  7. Facilidade para medir o resultado do seu negócio de forma eficaz, alocando os custos do contrato para os centros de custos ou projetos que efetivamente estão utilizando os recursos.
  8. Ter flexibilidade suficiente para controlar os diferentes tipos de contrato, criando informações configuráveis para as diferentes necessidades de seu negócio, sem gastar com customizações.
  9. Caso as pessoas que originaram o contrato deixarem a empresa ou mudarem de posição dentro da organização, o contrato continua sendo gerenciado da mesma maneira.
  10. Ganhar tempo nas negociações e ter segurança de que todas as cláusulas pactuadas estão sendo devidamente cumpridas.

 Perguntas mais Frequentes sobre Gestão de Contratos


A Gestão de Contratos trata do processo de gerenciamento e controle de todos os Contratos de uma empresa com seus Clientes e Fornecedores, proporcionando um efetivo acompanhamento das  fases dos eventos contratuais, gerando automaticamente as obrigações quando ao pagamento ou recebimento de valores acordados.

O software de Gestão de Contratos Sispro permite uma efetiva Gestão de Contratos com clientes e fornecedores proporcionado informações  gerenciais precisas que orientam o processo de gerenciamento, com a minimização de despesas e maximização de recursos que envolvam um contrato durante todo o seu ciclo de vigência. Proporcionando, assim, redução de custos, facilidade de armazenamento e controle de cláusulas, aditivos e renovações.

As empresas que não possuem um software de Gestão de Contratos enfrentam uma série de problemas entre os quais: pagamento de tarifas abusivas, falta de conhecimento de cláusulas dos seus contratos, contratação de serviços inferiores aos especificados no documento contratual.

CLM ou Contract LifeCycle Management é o gerenciamento do ciclo de vida de um contrato. O processo de gerenciamento dos contratos pelo CLM abrange desde a elaboração até a renovação de um contrato de forma padronizada, racionalizada e automatizada.

O ciclo de vida dos contratos é dividido da seguinte forma:

  1. Draft do contrato;
  2. Negociação do contrato;
  3. Armazenamento da imagem dos contratos em meio eletrônico;
  4. Ajustes e administração na execução dos contratos adequando-os à legislação vigente e às regras da empresa;
  5. Renegociação (aviso com antecedência sobre o prazo de renovação do contrato);
  6. Otimização (contínua melhoria na gestão de contratos buscando qualidade e produtividade).


O Objeto de um Contrato consiste no produto/serviço que motivou a contratação.

É um fator determinante para a execução do objeto do contrato.

A Sispro é uma empresa com tradição e vasta experiência em serviços e soluções nas áreas Administrativo-Financeiras.A Sispro garante:

  1. Rápido retorno do investimento no licenciamento de implantação de contratos;
  2. Mais de 150 profissionais, sendo que 60% destes estão dedicados diretamente ao atendimento aos Clientes;
  3. Possui equipe própria altamente capacitada e atualizada por meio de programas internos de treinamento e participação em eventos setoriais;
  4. A equipe Sispro é experiente e estruturada para atender cada projeto de forma personalizada.

Pesquisas periódicas demonstram elevado índice de satisfação de nossos clientes, o que nos é possível porque aliamos ainda outros diferenciais, como:

  1. Proteção do seu investimento com frequente evolução funcional e tecnológica dos nossos produtos.
  2. Soluções em Gestão de Contratos e consultoria de CLM baseados na real necessidade do seu negócio.


Financiamento pelo BNDES, já estamos cadastrados.

Gerenciar contratos sem um sistema de apoio não é uma tarefa fácil. Existem inúmeras dificuldades enfrentadas, como por exemplo, a dificuldade de centralizar todos os contratos em um único ambiente, incluindo seus aditivos e acompanhar os prazos de vigência sem perder as datas para renovação e reajuste.
Outras dificuldades envolvem a  falta de integrar os contratos com as áreas da organização,  a dificuldade em criar bibliotecas de contratos padronizados e a falta de controle SLA dos contratos.

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