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Como organizar documentos de RH e Departamento Pessoal?

Recebi a missão de organizar o arquivo da empresa e, como nunca trabalhei com isso, gostaria de uma sugestão. Podemos auxiliá-la quanto ao tempo que deverá guardar os documentos da área trabalhista e previdenciária para que possa organizar o Departamento Pessoal da empresa. Os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos contados da data do pagamento ao empregado ou 2 anos da rescisão contratual, em face do prazo prescricional para os trabalhadores urbanos e rurais. Já os documentos relativos ao Fundo de Garantia e Tempo de Serviço (FGTS) devem ser guardados por, no mínimo, 30 anos. Segue abaixo os prazos a serem observados:

Documentos Prazo de guarda
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho Aviso Prévio Pedido de Demissão 2 anos
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) – a contar da data da postagem 3 anos
Acordo de compensação Acordo de prorrogação de horas Atestado médico Autorização para descontos não previstos em lei Cartões, fichas ou livros de ponto Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.) Documentos relativos às eleições da CIPA Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional) Mapa Anual de acidentes do trabalho Recibo de 13º salário Recibo de abono de férias Recibo de adiantamento do 13º salário Recibo de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD) Recibo de gozo de férias Recibos de adiantamento Recibos de pagamento Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa Solicitação da 1ª parcela do 13º salário Solicitação de abono de férias Vale-transporte 5 anos
Documentos sujeitos à fiscalização do INSS/RFB (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, GPS etc.)   5 ou 10 anos, conforme o caso
PIS/Pasep – a contar da data prevista para seu recolhimento Salário-educação   10 anos
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador   20 anos
Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador)   20 anos
Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)   20 anos
Documentos relativos ao FGTS   30 anos
Livros de Atas da CIPA Livros de Inspeção do Trabalho Contrato de Trabalho Livros ou Fichas de Registro de empregados RAIS – o art. 8º da Portaria MTE nº 7/2012, alterada pela Portaria MTE nº 401/2012, que aprovou as instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), referentes ao ano-base 2011, dispõe: “O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho e Emprego – MTE: I – o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e II – o Recibo de Entrega da RAIS.” Contudo, por ser a Rais um documento de suma importância, que demonstra toda a vida profissional do empregado durante o contrato de trabalho com a empresa, estando, inclusive, vinculada diretamente ao PIS/Pasep, recomenda-se que seja guardada por prazo indeterminado.           Indeterminado

Recomenda-se que os documentos referidos na última parte do quadro sejam conservados por prazo indeterminado, pois podem ser solicitados a qualquer tempo, principalmente pelos agentes previdenciários.   Fonte: Canal RHBlog SISPRO Assine Recursos Humanos



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