Fazer mais com menos: é essa a fórmula básica da produtividade no trabalho, meta que você deve sempre buscar para melhorar a eficiência e elevar a rentabilidade do negócio. Desde quando se começou a falar em produtividade, várias foram as sugestões para tentar vencer tanto o tempo como as limitações humanas. Mas nada foi tão eficiente até agora, que temos a tecnologia a nosso favor. Pronto para tornar sua empresa mais ágil e produtiva? Para saber como e por que, basta acompanhar este post!
Elimina o retrabalho
Quantas vezes você já recebeu um documento em papel que teve que ser redigitado ou praticamente dissecado, a fim de que os dados ali contidos fossem lançados em um sistema? E quantas vezes se deparou com 2 setores fazendo o mesmo controle em locais diferentes? Pode acreditar: essas situações são mais comuns do que você imagina. O pior é que consomem um tempo precioso do seu time, causando lentidão nos processos.
Entretanto, se você conta com sistemas informatizados e integrados, nada disso ocupa mais o dia a dia da sua empresa, pois as atividades passam a ser realizadas uma única vez, com todos os setores sendo alimentados com as informações de que necessitam.
Reduz a burocracia
Assinaturas físicas em documentos são grandes exemplos de como a burocracia pode emperrar a produtividade no trabalho. É só precisar de um documento assinado por 3 pessoas que você logo vê como as ferramentas de gestão de documentos eletrônicos são uma verdadeira salvação.
Com uma solução como essa, você cria documentos digitais e os envia aos interessados por e-mail, com a possibilidade de que sejam assinados eletronicamente. Nada de papéis, de idas e vindas, de extravios ou demora excessiva. Isso sem contar que a segurança das informações vai às alturas, já que ninguém mais tem acesso ao arquivo, apenas as pessoas efetivamente envolvidas.
Agiliza os processos
A produtividade está totalmente ligada à agilidade de processos. Funciona assim: quanto mais rápido você processa informações e tarefas, maior é sua capacidade de escalar os negócios da empresa.
Com um comparativo simples, você pode ver o benefício da tecnologia nesse contexto. Lembra quanto tempo um gestor de RH levava para calcular a folha de pagamento dos funcionários ou o tempo que o contador levava para fazer o DRE? Agora, esses processos são praticamente automáticos, desde que o sistema de gestão da empresa seja devidamente alimentado com os dados corretos. Isso significa que você tem tempo de sobra para se ocupar de outras atividades.
Simplifica o caixa
O fluxo de caixa é um dos controles mais importantes de qualquer empreendimento, pois determina sua saúde financeira, o que o mantém no mercado. O problema é que, na prática, controlar as finanças da empresa, centavo por centavo, pode se tornar uma tarefa colossal — e bem pouco produtiva.
Nesse âmbito, a tecnologia já está bastante avançada, permitindo que você controle o fluxo de caixa onde quer que esteja. Não faltam opções de sistemas de gestão. Basta escolher aquele que melhor atenda às suas necessidades, levando em conta sua integração a aplicativos mobile.
Embasa as decisões
Quando uma boa oportunidade surge, é imprescindível que o decisor tome logo uma decisão. Onde investir, quando e por quanto tempo: essas respostas devem estar na ponta da língua quando se trata de fazer um negócio crescer. Mas se você não tem dados concretos e atualizados disponíveis, tudo fica mais difícil.
A tecnologia entra justamente fornecendo as informações de que você precisa para tomar as melhores decisões de negócio no momento em que elas são exigidas. Com isso, reduz a ansiedade e o tempo despendido na coleta e análise de dados de última hora. Com todas as decisões sendo tomadas facilmente, você tem mais espaço e tempo para planejar o futuro da empresa e, é claro, pensar em outras formas de otimizar a produtividade no trabalho!
Agora comente aqui e nos conte se você tem outras ideias de como a tecnologia pode impactar a produtividade no trabalho! Divida suas sugestões conosco!
