10 dicas para mapear a EFD-Reinf na empresa
Atender a demanda da Escrituração Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é um desafio, pois esta obrigação, além de nova, reúne uma diversidade de fontes de informação e envolve várias áreas da empresa.
O fato da EFD-Reinf não contar com o tradicional programa validador (PVA – programa validador e assinador da Receita Federal do Brasil) traz a necessidade de maior cuidado na sua elaboração.
O PVA possibilita ao usuário verificar se a informação está observando as regras publicadas para a obrigação acessória antes de enviá-las ao ambiente SPED nacional. Sem o PVA, as validações vão ocorrer diretamente na base nacional do SPED e se a informação não estiver correta, vai gerar rejeição que deve ser tratada no sistema do contribuinte e reenviadas.
Para entregar uma informação confiável e íntegra, que atenda às complexas regras tributárias envolvidas na EFD-Reinf, é necessário um mapeamento detalhado dos processos e informações internas da empresa. O mapeamento identificará as áreas onde se localizam as informações, os dados que existem, os que faltam ou estão incompletos e os processos envolvidos: os que estão aderentes à obrigação acessória, os que não estão padronizados ou os que devem ser ajustados.
Ao término do mapeamento será possível determinar um plano de ação que inclua um sistema para gerar e transmitir os arquivos da EFD-Reinf, automação das integrações necessárias entre sistemas e adaptações dos processos para atender a EFD-Reinf sem correr riscos.
Relacionamos os pré-requisitos e, na sequência, 10 dicas para auxiliar na elaboração do mapeamento de sua empresa.
Conheça o projeto EFD-Reinf
Conhecer o projeto EFD-Reinf é essencial para saber o que deve ser abordado. Conhecer seus objetivos, quais informações enviar, qual o leiaute e quais os prazos, entre outras tantas características. Leia os manuais e leiautes publicados, a legislação; participe de webinar e workshops para troca de experiência e vivência. É preciso entender o que será exigido pela EFD-Reinf.
Crie uma equipe multidisciplinar
Como a EFD-Reinf é diversificada e abrange vários setores da empresa, a equipe responsável pelo projeto deve ser multidisciplinar envolvendo as áreas jurídicas, financeira, tributária, contratos, recebimento de serviço e qualquer área que gerencie contratos de serviço. É preciso reunir as pessoas que operacionalizam os processos, os gestores de processos e os experts em SPED, reunindo as situações atuais para projetar os ajustes necessários e o cenário futuro da empresa.
Mapeamento da EFD-Reinf
Depois de conhecer a obrigação, é preciso mapear todos os processos internos da empresa que serão fonte de dados para a EFD-Reinf:
- Identifique dentre os eventos previstos na EFD-Reinf aqueles que ocorrem na empresa. Nem todas as informações exigidas estão presentes em todas as empresas, como por exemplo receita de evento desportivo. Identificando as que não se aplicam à empresa, é possível focar apenas nas situações existentes, deixando de lado as demais.
- Estude detalhadamente cada leiaute que a empresa deve transmitir e identifique as informações que já existem, as que porventura estão incompletas e não padronizadas e as que não existem atualmente nos sistemas. É preciso lembrar que a EFD-Reinf exige um maior detalhamento de alguns dados, como por exemplo as Notas Fiscais de Serviço eletrônicas que não são informadas nas obrigações acessórias atuais.
- Revise e documente cada processo que envolva os dados para EFD-Reinf.
- Identifique em que processos podem ser obtidas as informações que faltam.
- Identifique que processos devem ser alterados para atenderem as regras e prazos da EFD-Reinf. Lembre-se que as informações enviadas anualmente até agora, passam a ser transmitidas mensalmente.
- Identifique que atividades podem ser automatizadas para agilizar o registro dos dados e mitigar incorreções ou esquecimentos.
- Identifique que sistemas devem ser integrados para agilizar a comunicação e fluxo de informações.
- Identifique que sistema vai gerar e transmitir a EFD-Reinf ou se há necessidade de adquirir uma solução especialista.
- Revise a política de contratação de serviços, padronize e unifique o controle destes contratos. Dê atenção especial à data do documento: as notas de serviço devem ter o mês e ano igual a competência. E, por fim, verifique como é feito o controle de serviço prestado que concede aposentadoria especial.
- Revise como são gerenciados os processos administrativos e judiciários que alteram as alíquotas de retenção e tributação. Identifique como é realizada a verificação destes processos para garantir que continuam ativos e não foram revogados.
Seguir as dicas acima deve eliminar risco de inconsistências e não atendimento desta obrigação acessória. Sem dúvida muitas outras dicas podem ser acrescentadas, principalmente levando em conta o perfil da empresa. Portanto personalize a lista acima para sua empresa.
Agora que você já tem nossas dicas para o mapeamento, saiba como a SISPRO pode ajudar sua empresa com o projeto de EFD-Reinf.
