eSocial: como se preparar

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Postado por em April 01, 2014

Carlos Antonio Villela(*)

Previsto para ter início no segundo semestre deste ano, o eSocial, Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, criado para unificar, integrar e padronizar as informações sobre os empregadores e seus empregados ou contratados, já movimenta as empresas rumo ao atendimento da nova forma unificada e informatizada de prestar as obrigação fiscal, trabalhista e previdenciária, uma vez que há importantes atividades de preparação, tais como saneamento de cadastro dos empregados, parametrização das rubricas da Folha de Pagamento com as do eSocial, conscientização interna das áreas responsáveis com cronograma, datas  e atividades definidas, infra estrutura de TI e Telecom, certificação digital, avaliação dos atuais ou novos fornecedores de softwares, projeto de integração com informações oriundas de outras áreas (ex. medicina e segurança do trabalho, retenções previdenciárias, serviços tomados e prestados e por cooperativa de trabalho ou órgão gestões de mão de obra, repasses a clubes de futebol,  etc ).

Quando olhamos os layouts das  tabelas que serão exigidas pelo eSocial e avaliamos  a nova forma “sequenciada” de envio dos dados, logo nos damos conta  que o eSocial  significa  mais do que a implantação de um novo projeto nas empresas e empregadores em geral, pois envolve uma atuação multidisciplinar, revisão dos processos e rotinas de trabalho e até da cultura de alguns departamentos.

O melhor caminho a seguir para garantir a entrega correta e nos prazos dos arquivos digitais é organizar, desde já, informações da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais conforme layout já publicado, pois o “compliance”, disciplina para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, deve ser o maior foco dos responsáveis dentro das organizações.

A implantação do eSocial promete facilitar a vida do empregador e da área contábil. A idéia do Governo é aumentar as garantias ao cumprimento dos direitos trabalhistas, previdenciários e tributários, a formalização do emprego, a simplificação do cumprimento das obrigações principais e acessórias para redução de custos e da informalidade no mercado de trabalho. O objetivo do Governo com o eSocial é possibilitar  transparência e  qualidade nas informações corporativas, o que significa um grande desafio para as empresas e para o próprio Governo.

Principais Mudanças:

- Atualmente, com a GFIP, eventos trabalhistas e previdenciários, além da folha de pagamento e outras informações, são transmitidos mensalmente aos computadores do governo. Com o eSocial, estes dados serão desvinculados da declaração mensal;

-Passará a existir o Registro de Eventos Trabalhistas (RET), documento digital que será um retrato da vida do empregado. Deverá conter registro de admissão, férias, licenças e outros eventos. A integração será nacional e haverá cruzamento de dados. Os dados inseridos têm de ser compatíveis com aqueles que já constam no RET;

-No caso de empresas sem empregados cadastrados no RET, deverá ser transmitida uma declaração inicial sem movimento, mesmo procedimento adotado atualmente pela GFIP. Um novo envio será feito apenas quando houver mudança;

-Permanecerão todas as penalidades previstas na CLT e Lei 8.212/1991 e serão aplicadas pela essência da informação e não devido ao novo formato de transmissão.

Como se preparar para o eSocial?

As empresas devem estar atentas a vários aspectos e criar um plano de ação para tornar a transição a melhor possível:

- Ordem e coerência nas informações de cadastro dos trabalhadores;
-Revisão dos processos empresariais que serão afetados com as mudanças do e-Social, por exemplo, informações para a admissão, prévia consulta ao cadastro CNIS, prazos para preparar a admissão, etc.;
- Contratação de software de folha de pagamento compatível com o WebService;
- Conscientização dos empresários para o correto fornecimento de informações para alimentação do sistema;
- Treinamento dos profissionais para manuseio do sistema;
- Ter à disposição informações do empregador e tabelas de rubricas já utilizadas atualmente; - Alimentação inicial do Registro de Eventos Trabalhistas (RET), lembrando que informações pretéritas não serão transmitidas. Somente eventos de vínculos ativos na data de início da vigência do sistema.

Já está disponível no portal do eSocial o aplicativo para que seja feita a qualificação cadastral, a qual consiste em identificar possíveis divergências entre os cadastros internos das empresas, o Cadastro CPF e o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais), a fim de não comprometer o cadastramento inicial ou admissões de trabalhadores no eSocial. Para tanto, deverão ser informados CPF, NIS (Número de Identificação Social), nome e data de nascimento do trabalhador e o aplicativo retornará o resultado sobre a validação de cada campo informado (CPF, NIS nome e data de nascimento) com os dados constantes das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências.

A novidade nesta liberação é que o nome do trabalhador passou a fazer parte das informações que devem ser fornecidas para qualificação e que serão validadas nas bases do CPF e CNIS. Caso haja divergência nos dados informados, o aplicativo apresentará as orientações para que se proceda a correção. Se a divergência for relativa ao CPF, para a correção cadastral, o direcionamento será para os conveniados da Receita Federal do Brasil – RFB (Banco do Brasil, CAIXA e Correios) e, caso a divergência seja relativa ao NIS, o interessado será orientando a se dirigir ao responsável pelo cadastro do NIS (INSS, CAIXA ou Banco do Brasil).

(*) Gerente da SISPRO Software Empresarial, fornecedora de software de ERP e Soluções Fiscais. 

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